企业一般会在什么情况下采购人力资源管理系统呢？一般是在高层或者人力资源部门意识到现有的人力资源管理流程或者效率已经无法满足企业发展需求时，会提出并努力去启动eHR系统的采购流程。但采购合适的eHR系统并不是一个小工程，需要做的工作非常多，有些第一次涉及采购的HR可能无从下手，于是老编总结了一份采购HR软件前如何梳理企业真实需求和进行内部沟通的流程和注意事项，这些经验都源自万古科技多年来与采购方反复沟通协助的结果，不一定能覆盖所有细节，也希望对有需求的企业相关负责人有帮助。

分析企业管理需求并找到合适eHR系统的步骤

1、需求分析

●内部沟通：与各部门负责人沟通，了解他们对人力资源管理的需求，包括招聘、培训、绩效考核、薪酬管理、考勤管理等。

●员工访谈：直接了解员工在使用现有人力资源管理系统时的痛点，以及对新系统的期望。

●流程梳理：审视现有的HR流程，识别不效率或需要改进的地方。

●法规遵从：确保需求符合当地的劳动法规定和其他相关法规。

2、市场调研

●供应商了解：调研市场上知名的eHR系统供应商，了解他们的服务范围、产品特点、成功案例等。

●行业分析：研究同行业的企业在使用哪些eHR系统，以及它们的实施效果。

3、功能匹配

●必须功能：列出企业必须具备的功能，如薪酬计算、绩效评价、员工档案管理等。

●期望功能：列出企业希望但非必须的功能，如员工发展路径、在线培训等。

●特殊需求：考虑企业是否有特殊需求，如多地点运营、跨国公司管理等，并寻找能够满足这些需求的供应商。

4、评估与选择

●供应商评估：根据企业的需求，评估供应商的产品功能、服务质量、价格、实施时间和售后支持等。

●原型测试：如果可能，请求供应商提供系统原型进行测试，以更准确地评估系统的易用性和功能性。

●参考推荐：联系供应商的现有客户，了解他们的使用体验和对供应商的评价。

5、制定实施计划

●项目时间表：与供应商协商，制定项目实施的时间表，包括初步设计、开发、测试和上线等阶段。

●预算规划：明确项目的预算，包括软件购买、定制开发、培训和维护等成本。

●风险管理：识别可能的风险，并制定相应的应对策略。

6、谈判与签约

●服务条款：与供应商协商服务条款，包括技术支持、系统升级、数据安全等。

●合同签订：在确保所有条款都符合企业利益后，签订合同。

7、后续跟进

●实施监督：在系统实施过程中，定期与供应商沟通进度，确保项目按计划进行。

●用户培训：组织用户培训，确保员工能够熟练使用新系统。

●反馈机制：建立反馈机制，收集用户对新系统的意见和建议，及时进行调整。

采购人力资源管理系统前内部需要进行的沟通

1、定项目负责人：指定一个项目负责人来主导整个eHR系统的采购和实施过程。

2、高层支持：确保有高层领导的支持，特别是人力资源部门、IT部门和财务部门的负责人。

3、需求分析会议：组织一个跨部门的需求分析会议，邀请各部门的代表参加，确保所有部门的需求都能被充分听取和考虑。

4、员工访谈：与各部门的员工进行访谈，了解他们对现有人力资源管理系统的看法，以及他们对新系统的期望和需求。

5、流程梳理和优化：基于员工访谈和现有流程的反馈，对现有的人力资源管理流程进行梳理和优化。

6、法规遵从性检查：确保新系统的设计和实施符合当地的劳动法规定和其他相关法规。

7、预算讨论：与财务部门讨论预算，确保项目能够在预算范围内完成。

8、风险评估：评估项目实施过程中可能遇到的风险，并制定相应的应对策略。

用一个假设的案例来概括这个内部沟通过程

X企业要采购人事管理系统。人力资源部门首先与高层领导进行了沟通，获得了高层的支持后，他们组织了一个跨部门的需求分析会议，邀请了相关部门的代表参加。在会议中，各部门的代表充分表达了对人力资源管理系统的需求和期望，特别是在招聘、薪酬福利和绩效考核方面。基于会议的结果，人力资源部门与IT部门合作，对现有的人力资源管理流程进行了梳理和优化。同时，他们还与财务部门讨论了预算，确保项目能够在预算范围内完成。在项目实施过程中，人力资源部门建立了定期沟通机制，确保项目进度和质量。最终，在经过充分的需求分析、供应商评估和谈判后，企业成功采购并实施了eHR系统。新的HR软件系统上线后，得到了X企业员工的广泛好评，人力资源管理流程得到了显著优化，企业的整体运营效率也有所提高。（ps：最后一句是老编顺嘴吹嘘的，可以忽略：）