万古科技牵手上海烟草 用eHR系统推动国有大型企业HR改革

发布时间: 2022年03月04日 分类:媒体报道 文字来源:人力资源

2021年初,北京万古科技股份有限公司(简称万古科技)与上海烟草机械有限责任公司(以下简称上海烟草)签署了eHR系统升级项目合同书,将为上海烟草于2004年基于eHR soft2000搭建的人力资源管理系统进行升级改造。时间进入2022,项目已进入尾声。当初万古科技与上海烟草达成合作的事情还历历在目,万古科技eHR系统是用如何助力上海烟草这样的国有大型企业进行HR改革的呢……


中国烟草eHR系统


由难到易,上海烟草下决心用eHR系统推动HR变革

时间追溯到2002年前后。随着全球化步伐的加快,外资大量涌进国门,国外的管理理念和经验同样随之而入。那么,对国有大型企业来说,如何在原有的管理体制上吸收和融入现代化的信息管理方法?在这个充满探索性而又必须要进行的挑战中, HR身负重任,并将率先在自身业务中努力实施和实现变革。


世上无难事,只要肯攀登。随着国有企业对人力资源信息软件系统需求的增加和国内eHR的日渐成熟,越来越多的eHR系统飞入了国有企业这样的帝王之家。上海烟草与万古的成功合作即是一个典型案例。


关于上海烟草

上海烟草机械有限责任公司建于1952年4月2日,系由中国烟草机械集团公司与上海烟草集团公司出资、由原上海烟草机械厂改制而成的股份制公司,其前身是颐中(英美)烟公司浦东烟厂铜匠间,是我国第一家烟草机械专业生产单位,也是我国机械行业的重点骨干企业,1999年成为中国烟草机械集团有限责任公司核心企业。


上海烟草机械有限公司在2002年时占地面积8.14万平方米,是浦东区内最大的国营企业。企业实行公司制,按专业化分工下设铸造、金工、装配、零件等四个分厂。当时有职工1200余人,其中专业技术人员300余名。


上海烟草人力管理系统


上海烟草eHR系统建设项目背景介绍

2002年,上海烟草机械有限责任公司再次进行了全方位、大规模的变革,公司不但要在产品设计、制造、到总装进行全过程的技术改造,而且还将对信息化管理系统(ERP)进行创造性应用,这就需要公司HR引进一整套人力资源管理系统。消息发出后,数家国内外的HR管理软件公司纷纷伸出了橄榄枝。从2002年底到2003年下半年,公司HR人员一直在认真地考察。最后,公司在综合了企业知名度、产品报价、客户群反映等因素,选择了万古科技作为最终合作伙伴。


上海烟草机械有限责任公司规模庞大,日常工作涉及到产品设计、订单、生产、 出产、售后服务等一个庞大的流程,因此公司对eHR系统的要求主要集中在两点:

第一,从外部来说,公司需要与上、下家客户及时沟通和联系,故而引进的系统要能建立一个平台,保证集团外部信息的共享。

第二,从内部来说,企业在人事、工资和考勤方面的管理都以纸质记录和计算为主,系统需要建立能够保证内部共享的考勤、薪资、培训、绩效考核等模块,并能跟踪和管理员工的工作过程信息,包括从试用期到退休/离职的全程以及调动、晋升、休假以及其他流动等。


根据以往经验,由于人事、考勤、薪资三者是人事工作不可分割的主体,万古科技在对客户实施项目时往往是将它们齐头并进,此后再陆续加入培训、评估、绩效等功能。但在与客户进行了充分沟通后,万古科技与客户达成了一致意见,即把这些任务分割后一一进行,以达到步步为营、边进行边修改边调整边深入的准确目的。


万古科技为上海烟草定制的HR管理系统建设方案

万古公司成功地为上海烟草机械实施了包括人事、薪资福利、考勤休假、培训、绩效、员工经理自助平台在内的整套eHR系统。


万古科技为上海烟草搭建eHR系统


首先,在人事管理方面。万古科技帮助上海烟草对所有员工资料进行归纳、整理后,分门别类地导入到系统中,并改善上海烟草已有的操作流程,保证在最快的速度下,让各部门能够很快地利用系统,使用系统分析数据。万古科eHR soft2000系统人性化的功能设计,大大方便和简化了HR的实际业务操作,比如原先非常麻烦的员工内退或退休问题,现在有了系统只要输入工号,便可立即解决,系统已经将内退或退休的各项内容内置到系统中了.


其次,在考勤管理方面。万古科技的HR考勤软件与考勤机硬件系统自动链接,员工的所有考勤数据都进入HR考勤系统,并自动分析。按照上海烟草员工实际加班加点的情况,系统可对员工加班终点和计算自动跟踪和生成,并以星期为单位进行核算。这样做的结果,一方面规范了员工的务工时间,避免了人为因素的掺入,提高了劳动积极性和效率;另一方面则大大解放了此前HR在这方面的大量运算等劳动,提高了管理水平。


再次,在薪资管理方面。按照上海烟草的实际情况设置薪资计算公式,将员工的薪资、福利和保险等纳入计算系统,并按业务需要由不同部门的人来操作,再进行审批。透明薪资由HR部门做,不透明部分由部门负责人做,在领导批示后返回HR部门,直接导入系统进行发放。而在以前,这一流程都是纸质不定期传送,现在则是定期网上传送。万古科技薪资管理系统帮助烟草大大提高了HR业务的自动化程度和准确程度。


第四,在培训管理方面。ehR系统将所有员工的教育经历、职业资格和以往培训等资料进行贮存,并优化了培训流程的审批:员工可提出培训需求,由部门汇总,按季度提请审批。此后,系统会对培训是否进行、培训开展情况进行跟踪,为下次培训提供分析数据和资料。最终,企业搭建了一套培训框架。最后,在评估方面。这一模块是在上面各个模块成功上线后最后进行的。烟草公司在这方面的积累几近空白,但经过双方的努力,系统选求闭环效应,采用KBS系统,各部门按照时间、人员、内容等不同情况对任务进行具化分解。同时,公司将目前的战略方针、企业目标和个人目标等联系在一起,给予部门一定权限,有效改善了以前个人随意性会议纪要性等不良弊端。


第一期HR管理系统项目建设成果

经过两年多的合作,上海烟草的eHR系统建设项目在企业全面变革体系中率先完成,其项目负责人对万古科技表现大为赞赏。她们评价说:第一,万古科技表现出的实力、耐心、信任和对客户的充分尊重都是保证本次人力资源管理系统建设合作成功的首要因素;第二,万古科技解决问题的效率非常高;第三,从HR角度看,万古科技交付的整个HR管理系统充满活力,并认为该项目是万古科技进入国企的里程碑。


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