最近有一个在大厂工作的朋友找到老编，讲述了自己目前面临的一些困境，大致就是本来就业绩不佳的部门最近因为下游厂商“跑路”的原因，导致整个部门可能面临被裁撤，企业目前正各种“找茬”和收集流程上的错误，自己也面临着高龄被“和谐”的不利局面，希望能获得一些意见或建议。其实企业【找茬式裁员】的案例并不少见，就算企业有人力资源管理系统，在发生不可抗力时还是会选择去找员工的错误，从而减低企业的损失，但这样的做法稍有疏忽就可能失了人心，还极有可能因为员工的诉讼造成没必要的损失。那么，本文老编就根据几个互联网上能找到的相关的案例，并结合万古科技的HR系统来谈谈企业到底该怎么做，才能避免陷入这种"赔了钱又丢名声"情况，并拆解这类劳动纠纷背后的深层问题，看看HR软件系统能在其中发挥什么样的作用。

案例分析：想当然找茬的企业，为何都赔了钱

案例一：25年老员工被"罚站式"学习，公司赔了小100个w

1995年，员工L进入F市企业A工作，从基层操作员一路做到经理。2008年，员工L和企业A签订了无固定期限劳动合同。2020年上半年，员工L负责的业务出现亏损，他和上级就业绩改善方案产生了分歧，上级要求他反复修改计划，员工L觉得对方是在故意刁难，在邮件中表示不会再回复此类邮件。矛盾激化后，企业A做出一个决定：让员工L独自一人在会议室"学习员工手册和工作职责"。结果员工L在会议室里全程玩手机，一页手册都没翻。

企业A觉得抓到了把柄，认为员工L不服从公司安排，在工作时间玩手机，完全符合辞退条件，于是以"严重违反规章制度"为由解除了劳动合同。但法院的判决让企业A大跌眼镜，竟然需要向员工L支付违法解除劳动合同赔偿金接近100万元（按照月工资2N计算）。法院认为，企业A提交的证据不足以证明员工L的行为达到【严重违纪】程度。而且，安排员工独自一人在会议室长时间"学习"，本身就带有惩罚性质，缺乏合理性。

案例二：翻超过十年的旧账辞退员工，被判定滥用权利

员工Z在企业B工作了15年，一直勤勤恳恳。2024年，行业整体下行，公司经营困难，开始大规模裁员。但企业B不想支付高额的赔偿金，于是决定开始翻裁员名单上员工的旧账，并找出员工Z曾在2012年有过一次工作失误，虽然当时公司已经对员工Z做出了罚款五佰元的处罚。企业B以此为由，加上捏造的缺勤事实，向员工Z发出了解除劳动合同通知书，并且只愿意支付N+1的补偿。

员工Z不服，申请了劳动仲裁。仲裁委和法院都支持了员工Z的诉求，认定公司属于违法解除劳动合同。法官在判决书中表示，劳动者要是违反了规章制度，用人单位决定处罚的，也应当在合理期间内进行。公司在11年后又拿这事儿解除劳动合同，显然是给自己扩大了权利、加重了劳动者责任，属于滥用管理权。

案例三：报销明明领导都批了，却让员工一人背锅

员工W是企业C的行政经理，2024年，企业C在内部审计时发现，员工W部门内有几名员工用虚假发票报销了数万元费用。而具体报销流程如下：员工提交报销单→员工W初审→人事审核→财务复核→总经理最终审批。每一个环节都有相关负责人的签字确认。但企业C审计时却把全部责任都推到了员工W身上，认为她作为行政经理，没有尽到审核职责，以"严重失职"为由解除了劳动合同。

员工W觉得辨别发票真伪是财务的专业职责，而且每笔报销都经过了上级领导批准，不能只让她一个人承担责任，于是提起了仲裁。仲裁委审理后认为，企业C将多级审批的责任全部归咎于员工W一人过于苛刻。而且公司也没有证据能证明员工W在审核过程中存在故意或重大过失。最终认定公司违法解除，应当支付赔偿金。

上述案例中企业在人力资源管理中存在的主要管理问题

不少企业觉得这类案件的结局是因为法律太偏向劳动者了，但仔细分析又会发现，上述企业败诉的主要原因并不是审判有失公允，而是企业的人力资源管理存在一些问题，具体可归纳如下：

1、制度执行存在双重标准，而且平时宽松，出事从严

这其实算是个常见问题。确实有不少企业在日常管理中偏于宽松，对一些小的违规行为睁一只眼闭一只眼，甚至默许一些"潜规则"的存在。但一旦公司需要裁员或者想辞退某个员工，就突然拿出规章制度，把平时大家都在做的事情说成是"严重违纪"。就像老编朋友的公司一样，她的一些操作方式在整个部门已经延续了很多年，过去公司从未表示过异议。但在业务线裁撤时，这种惯例突然就变成了流程失误，她开始被各种找茬。但在司法实践中普遍认为，如果某种操作方式在公司内部已经延续多年，且公司从未提出过异议，应当视为公司对该操作方式的认可。公司不能在需要裁员时，突然改变标准。

2、责任划分模糊不清，出事了再找"软柿子"捏

案例三中的员工W遇到的问题非常典型，现实中不少企业的流程设计看似严密，有多个审批环节，但实际上责任划分是模糊的。一旦出现问题，公司不去追究整个流程的责任，而是找一个容易“对付”的人来承担全部后果。而这个“背锅侠”企业更倾向于选择职位不高不低、没有太多话语权的员工。但法律讲究的是"权责一致"。如果一个流程有多个审批人，那么责任就应该由所有审批人共同承担，而不能只让其中一个人背锅。

3、证据意识薄弱，导致员工确实错了却证明不了

这是企业在劳动纠纷败诉的主要原因之一，不少企业觉得事实就是突刺，但却拿不出有效的证据来证明，比如：

● 规章制度没有经过民主程序制定，也没有让员工签字确认

● 员工的违纪行为没有及时记录和处理，事后才补证据

● 审批流程都是口头或者微信沟通，没有留下正式的书面记录

● 重要的文件和合同没有妥善保管，需要的时候找不到

根据《劳动合同法》的规定，用人单位解除劳动合同，需要承担举证责任。如果企业不能证明自己的解除行为合法，就会被认定为违法解除。

4、缺乏对于无固定期限劳动合同的正确认知

确实会有公司认为无固定期限劳动合同是铁饭碗，一旦签了就不能辞退，所以对无固定期限合同的老员工存在天然的恐惧，也担心老员工容易“有恃无恐”，总想找机会把他们裁掉。但实际上，无固定期限劳动合同和固定期限劳动合同在解除条件上并没有本质区别，只要员工符合《劳动合同法》第三十九条规定的情形，公司同样可以解除劳动合同，而且不需要支付经济补偿。但问题在于，总有企业不想走正常解除程序，找一些"歪门邪道"来辞退老员工，结果反而弄巧成拙。

人力资源管理系统如何在本案中帮助企业避免类似管理错误

看到这里，可能有企业开始纳闷到底该怎么做，才能避免这些问题？其实答案很简单，那便是努力把人治转为“数（字化）治（理）”，为了不事后补救，那就努力做好事前预警。而人力资源管理系统在实现这个目标上有着天然的优势，具体操作请参考以下：

1、实现流程的标准化管理，让重要操作留下数字化印记

HR软件可以将企业人力资源流程固化到HRMS系统中，包括入职、转正、调岗、离职、请假、加班、报销等等。这样流程中就有了明确的审批节点和责任人，谁在什么时候做了什么操作，HR系统都可以自动记录下来，避免出现口头审批、事后补签等不规范操作。比如在报销流程中，eHR系统可以设置明确的审核标准和责任划分，审批节点负责人需要对自己审核的内容负责，这样一旦出问题便可以快速追溯到具体的人。如果案例三企业C使用了人力资源管理系统，那么员工W的初审、人事的审核、财务的复核、总经理的审批都会在系统中留下清晰的记录。公司就很难把全部责任都推到员工W一个人身上。

2、实现证据的数字化管理，用数字证据保障企业安全

劳动纠纷本质说到底其实就是证据的较量，在这方面人力系统的优势之一，据《2023年中国人力资源数字化转型白皮书》数据显示，使用HRMS系统的企业，在劳动纠纷中的胜诉率比未使用的企业高出六成以上，可以为企业打造一条完整且不可篡改的"数字证据链"（能不能修改不少企业的规定不一样，可以根据企业实际情况来设置）。例如：

● 制度管理：HR系统可存储企业所有规章制度，记录每次制度发布、更新和公示的内容。员工入职时，人力系统可自动发送员工手册，并要求员工在线签字确认，类似于【已阅读并理解】。

● 奖惩记录：员工奖励和处罚都可在HR系统中留下记录，包括违纪行为的描述、证据材料、处理决定以及员工的确认签字。

● 合同管理：人力系统支持电子劳动合同的签署和管理，所有合同可同时存储在云端，且强制不可篡改。合同到期前，HR系统会自动发送提醒通知，避免遗漏续签。

● 考勤管理：eHER系统可自动记录员工上下班时间、加班时长、请假情况等，生成带时间戳的考勤报表。这些数据存储在云端，任何人都无法随意修改。

3、提前进行风险预警，及时发现问题并将其消灭在萌芽状态

HRMS不仅可以记录和存储数据，优秀的系统还可以对业务数据进行充分分析，并提前发现潜在的用工风险。举几个简单的例子：

● 当员工月度迟到次数达到预定标准时，HR系统会自动提醒HR和部门主管，及时进行沟通和处理

● 当员工连续工作时长超过法定标准时，HR系统可主动预警，避免加班费争议

● 当员工绩效连续多周期不达标时，人力系统可提醒相关人员启动绩效改进计划

● 当公司人员流动率超过警戒线时，HR系统可进行预警，帮助管理层及时采取措施

如果案例一的企业A使用了eHR系统，那么当员工L和上级产生矛盾的初期，HR系统就可以通过绩效数据、沟通记录等发现问题，并及时预警到相关人员进行干预调解，而不是等到矛盾激化到不可收拾的地步。

4、统一管理标准，避免因为标准不一致导致的诸多问题

人力资源管理系统可帮助企业建立统一管理标准，确保制度在公司范围内得到一致执行。HR系统可按照预设规则处理人力资源事务，避免因人情关系或个人喜好而有所偏袒，避免出现平时宽松出事从严的双重标准问题。比如，对于员工违纪行为HR系统可根据制度规定生成相应的处理建议，相关人员只需要参照系统提示进行操作，不会出现同样的行为，有的人没事，有的人却被辞退的情况。

企业和员工会产生劳动纠纷，从来都不是单方面的问题，对于企业而言，规范管理、尊重员工才是避免纠纷的根本之道。人力资源管理系统作为人力资源数字化管理的工具，可有效帮助企业实现人力资源管理的标准化、规范化和透明化，有效降低用工风险，对于员工而言，适当增强法律意识，学会怎么保护自己也是职场必备的技能。劳资双方都遵守法律和彼此的权利，是建立和谐稳定劳动关系的重要前提，相信在HR系统的帮助下，稳定和谐且现代化的劳资关系会更加牢固。也欢迎对HRMS感兴趣的企业直接联系万古科技：400-8048-819。