发布时间： 2026年04月29日 分类：深度解析文章 文字来源：万古科技
在企业人力资源数字化转型的过程中，有一些企业在采购HR系统时，可能经过基础的咨询已经比较了解初始HR软件购买和实施的相关费用，但对于后续2-10年甚至更久的年度维护成本却缺乏清晰认知。甚至也有一些HR会发出类似疑问：“我HRMS系统都买完了，为啥每年还要交维护费？这笔钱有必要花嘛？不交行不行？而且听说本地部署人力资源管理系统和SaaS部署的维护成本存在区别，到底又有什么区别呢……“本文老编会结合万古科技eHR系统的两种部署方式，从HR软件系统年度维护费的本质、构成与价值解析它存在的必要性，并对比两种主流部署模式的成本差异，希望能帮助HR更理性去看待维护费这笔”投入“的价值，以便做出更科学的决策。
在进行HRMS的市场调研之前，有不少企业可能认为HR系统是一次性购买的固定资产，付款完成后交易就结束了。但经过调研才大跌眼镜——原来HR软件竟然是一种需要供应商持续提供服务的产品，企业也需要对方在使用过程中提供稳定的售后支持。但认真研究供应商收取年度维护费的原因可以发现，其本质主要是为了保障eHR系统能够持续地为用户创造价值，大概有以下几个原因：
1、持续迭代HR软件产品
与硬件产品不同，软件产品虽然没有物理磨损，但却会随着时间的推移逐渐"老化"。这种老化主要体现在功能无法满足新的业务需求、与新的技术环境不兼容、存在安全漏洞等方面。供应商需要持续投入研发资源，对HR系统进行升级迭代，延长系统的使用寿命。
2、顺应技术环境的快速变化
世界是快速变化的，特别是进入Y世代以后，操作系统、浏览器、数据库、服务器等技术环境一直在不断更新。如果HR系统不及时进行兼容性适配，可能会出现无法运行、功能异常、数据丢失等问题。供应商需要跟踪技术发展的趋势，及时对系统进行调整和优化。
3、适配政策算法的频繁变动
人力资源管理与政策法规高度相关。我国的劳动法、个税、社保、公积金等政策每年都会有不同程度的调整。例如，2024年多个省市上调了最低工资标准和社保缴费基数，2025年个税专项附加扣除政策也有新的变化。供应商需要及时解读政策法规，对HRMS系统进行相应的功能调整和报表更新，确保企业的人力资源管理工作的合规。
4、配合企业业务发展的需求
企业在发展过程中，组织架构、业务流程、管理模式会不断产生变化。例如，企业规模扩大、分支机构增加、新业务线拓展、并购重组等，都需要HR系统进行相应的调整和扩展。供应商需要提供技术支持，帮助企业适配这些变化。
5、网络安全威胁的持续存在
随着各行各业不同领域数字化程度的不断提高，网络安全的问题日益严峻。HR软件系统存储着企业员工的大量敏感信息，如身份证号、银行卡号、薪资数据等，是黑客攻击的重点目标。供应商需要持续监控安全威胁，及时修复安全漏洞，保障企业数据安全。
虽然费用会按照周期收取，但HR系统的维护费并不是一笔模糊的"服务费"，而是有明确的收费结构，了解这些构成，有助于HR更好地评估维护费的价值，具体如下：
1、技术支持等服务成本
这是维护费中的基础部分，主要用于为企业提供日常的技术支持服务，包括：
● 7×24小时或5×8小时的热线电话支持
● 远程协助解决HR系统使用中遇到的问题
● 现场支持服务（针对复杂问题或紧急情况）
● HCM系统故障排查和修复
2、HR系统升级迭代的成本
这部分费用主要用于系统的功能升级和性能优化，以万古科技的人力资源管理系统为例，平均每年会发布1-4次功能更新，每年会根据国家相关法律法规进行至少2次大规模的合规性升级，确保企业的人力资源管理工作始终符合政策要求。具体包括：
● 新功能的开发和发布
● 现有功能的优化和改进
● HR系统性能的提升和稳定性优化
● 与其他系统的接口适配和升级
3、数据安全的保障成本
数据安全是HR软件系统的生命线。这部分费用主要用于保障企业数据的安全性和完整性，包括：
● 服务器的日常维护和管理
● 数据的定期备份和容灾恢复
● 安全补丁的及时更新和部署
● 网络安全防护系统的升级和维护
4、政策适配的更新成本
如前所述，人力资源相关的政策法规频繁变动。这部分费用主要用于：
● 政策法规的研究和解读
● 系统功能的调整和优化
● 报表模板的更新和定制
● 合规性适配和咨询服务
5、助力客户成功投入的服务成本
越来越多的供应商开始重视客户成功服务，帮助企业更好地使用系统，实现业务目标。这部分费用主要用于：
● 系统使用培训和操作指导（比如万古科技的常青课堂）
● 业务流程咨询和优化建议
● 行业最佳实践分享
● 定期的客户回访和需求调研
根据某机构发布的《2024年中国人力资源管理系统市场跟踪报告》，从总拥有成本（TCO）来看，SaaS HR系统部署模式的第一年总成本通常比本地部署模式低很多，这主要是因为SaaS模式将很多一次性的大额支出转化为持续性的小额支出，并且企业不需要承担服务器、IT人员等隐性成本。算5年总拥有成本会发现两者差别不算很明显，但如果拉长到10年，又会发现SAAS的成本慢慢高企，因为年度成本会累加，SAAS在后期是比本地部署要高。以一家500人规模的企业为例：
● 本地部署：初始软件许可费约30-50万元，实施费约20-30万元，年度维护费约5-8万元，加上服务器、IT人员等成本，5年总成本约75-115万元，10年总拥有成本约100-150万元。
● SaaS部署：年度订阅费约15-25万元，包含所有维护服务，5年总成本约75-125万元，10年总成本约150-250万元。
需要注意的是，以上数据仅为行业平均水平，实际成本会因企业规模、需求复杂度、供应商选择等因素而有所不同。
虽然缴纳年度维护费可以帮助企业降低使用HRMS的不确定性，提升业务变动的应变能力，以及为HR软件提供多层使用保障，但在某些特定情况下，企业也可以考虑不支付年度维护费。但需要强调的是，不支付维护费意味着企业需要自行承担所有的HCM系统维护的风险和成本，请务必谨慎评估，常见情况如下：
1、系统即将被替换
如果企业已经确定在未来1年内会替换现有的HR系统，并且现有系统的功能能够满足剩余时间的基本需求，那么可以考虑不支付下一年度的维护费。
2、企业业务规模大幅收缩
如果企业业务规模大幅收缩，组织架构变得非常简单，现有HR系统的大部分功能都不再需要，并且企业能够保证在人力系统出现故障时可自行解决（寻有靠谱的第三方服务），那么可以考虑不支付维护费。
3、供应商服务质量严重不达标
如果供应商的服务质量严重不达标，例如响应速度极慢、无法解决问题、不提供更新等，并且经过多次沟通后仍无法改善，那么企业可以考虑终止维护合同，寻找其他解决方案。
4、HR系统功能完全满足当前需求，且未来无变化计划
如果企业的业务非常稳定，组织架构和管理模式几乎没有变化，现有HR系统的功能完全能够满足当前的所有需求，并且企业有能力自行进行简单的系统维护和数据备份，那么可以考虑不支付维护费。需要注意的是，即使不支付维护费，企业仍然需要对eHR系统进行必要的维护，如数据备份、病毒防护等。同时，企业需要承担系统出现故障、无法获得合规更新、数据安全无法保障等风险。
缴纳年度维护费是企业一项发展投资，建议HR采取必要措施去有效提升这笔投入的回报，比如：
1、与供应商建立良好的合作关系
与供应商的客户成功经理和技术支持人员建立良好的沟通关系，定期向他们反馈人力资源管理系统使用中遇到的问题和改进建议。这样，供应商可以更清晰了解企业需求，提供更有针对性的服务。
2、积极参与供应商组织的培训和活动
很多供应商会定期组织HR系统使用培训、用户交流会议、行业研讨会等活动。建议HR积极参与这些活动，学习人力系统新功能和操作技巧的同时，也可以及时了解行业发展趋势和实践。
3、定期评估HR系统使用情况
HR应该定期对HR系统的使用情况进行评估，了解哪些功能得到了充分利用，哪些功能还没有发挥作用，哪些功能还需要改进。根据评估结果，优化系统配置和业务流程，提高系统的使用效率。
4、选择能够提供灵活服务套餐的供应商
企业需求和预算存在较大差异，建议在选择供应商时，优先考虑能够提供灵活服务套餐的供应商，这样便可以根据自身的情况，选择适合的服务内容和付费方式，避免不必要的支出。已万古科技为例，可以为不同规模和需求的企业提供多样化的服务形式，企业完全可根据自身的情况，选择适合的服务内容，也可以根据业务发展的需要，随时升级或降级服务套餐。
为企业搭建好的人力资源管理系统支付维护费（通常为年度收取），严格说起来不算是额外支出，老编更建议将其划入企业对人力资源数字化转型的持续投资范畴内，毕竟它能够保障HR系统的稳定运行，帮助企业及时获取合规的更新支持，并持续不断地从供应商处获得新功能并享受专业的技术支持，同时还能保护企业的数据安全，创造长期价值……所以在选择HRMS系统时，建议企业不仅要关注初始成本，更要全面考虑长期的总拥有成本和维护服务质量。而针对本地部署和SaaS部署企业可根据自身的规模、业务特点、预算和IT能力，选择适合的模式，实在不行也可以选择万古科技这样支持多种部署方式的人力系统供应商，获取从系统选型、实施到维护的全生命周期服务，也欢迎直接联系：400-8048-819。
