昨天发布了一篇文章，介绍了该怎么进行需求调研，需要针对哪些人，怎么通过调研获取大家的真实需求……那么，假设在人事部门主导下，已经完成了维度足够全的需求调研，接下来，就是把零散的痛点和诉求，整理成一份清晰、规范、可落地的人力资源管理系统功能需求清单。这份清单，不仅是HRMS选型时对比厂商的核心依据，也是后续HR软件项目实施、验收的核心标准，所以最好避免只列出类似于【我要考勤模块】这种的模糊需求。老编根据过往万古科技帮助用户梳理需求的经验，总结了5步标准流程，相信前期做过调研，照着做就能输出一份专业的eHR系统需求清单，欢迎关注。

第一步：成立HRMS项目组，提前锁定权责与周期

如果希望能搭建覆盖大家主要使用需求的人力资源管理系统，那么针对HRMS需求清单的梳理，不应该只是人事部门的事，建议先成立HRMS专项项目组，并提前锁定核心的责任人，负责协调跨部门资源，避免后续推进受阻。同时，要明确项目的时间节点，比如需求调研2周、需求梳理1周、清单定稿1周，避免项目无限期拖延。一般情况下，项目组的标准配置建议包含以下人员：

● 项目总监：分管人力的高管or老板，负责跨部门协调、项目审批、战略方向把控

● 项目负责人：HRD or人事部门的负责人，负责项目全流程推进、需求统筹、跨部门沟通

● 核心成员：人事部主要模块的骨干、业务部门的代表、IT部门的代表、财务部门的代表（如果涉及预算与成本管控）

第二步：整理调研结果并及时并分类整理痛点

把调研到的所有痛点、诉求、需求，全部归集起来，建议按“角色维度”和“模块维度”做双重分类整理。

● 按角色维度：分为决策层需求、HR部门需求、业务部门需求、IT部门需求

● 按模块维度：对应老编上一篇提到的10大核心模块，把需求对应到各个模块里

需要注意的是，整理时务必关注如何将需求对应到具体的业务场景，避免出现空泛的要求。比如建议避免“算薪快”或者“打卡方便”这样的模糊需求，而要写“企业有X个主体，X套薪酬体系，每月需对接考勤、绩效、社保数据，实现自动算薪，算薪周期从X天缩短至X天内，出错率不能高于x%。

第三步：针对需求进行优先级划分，提炼出核心刚需

这是需求梳理中非常关键的一步，很多企业的需求清单越列越长，最后预算超了、项目延期了，核心痛点反而没解决，往前追朔就能发现很可能是因为没有做好优先级划分。这里推荐全球项目管理通用的MoSCoW优先级划分的办法，可以把需求划分为4个等级，严格锁定边界：

1、Must have（必须有）：核心刚需，不满足这个需求，项目就失去了意义，是选型的硬性标准。比如劳动关系管理，薪酬福利管理、考勤休假管理，建议放在第一优先级。

2、Should have（应该有）：重要需求，能大幅提升管理效率，优化使用体验，不是必须但有了能极大提升项目价值。比如快速入职、人才盘点，绩效考核，预算充足可纳入。

3、Could have（可以有）：优化型需求，有更好，没有也不影响系统的核心使用和项目目标达成。比如员工端个性化界面、生日祝福提醒，可作为后续迭代的需求。

4、Won't have（暂不纳入）：未来可能需要，但现阶段企业没有相关场景，也不影响当前项目目标的需求，坚决不纳入本次需求清单。比如企业现阶段还没有人才梯队建设的规划，就不要把继任者计划纳入本次需求。

此处需要重点关注的是，需求梳理的核心是精准匹配核心痛点，所以更建议企业采用分步上线的策略，先落地Must have的核心模块，快速看到项目成果，获得老板和业务部门的认可后，再逐步上线其他模块，大幅降低项目风险。万古科技在过往的经验中，也时常建议企业根据实际情况定制分阶段的实施上线计划，确保项目平稳落地，快 速实现价值。

第四步：规范HRMS需求清单的格式，明确验收的标准

一份专业的HR系统功能需求清单，不仅要列清楚功能要求，还需要明确的包括：验收标准、非功能需求、服务要求等，避免后续和供应商产生纠纷。下面老编提供一个标准HRMS需求清单框架，可考虑直接套用：《XX企业人力资源管理系统（HRMS）功能需求清单》

一、项目概述

1、企业背景：行业、规模、组织架构、发展阶段

2、项目目标：本次上线HR系统的核心目标、预期成果

3、项目边界：本次项目的覆盖范围、实施周期、预算范围

4、部署要求：本地化/SAAS/混合部署要求

二、整体需求

1、系统架构要求、技术要求、国产化适配要求

2、数据安全、合规要求、权限管理要求

3、系统集成要求：需对接的第三方系统清单、对接要求

4、扩展性要求、二次开发要求

三、分模块功能需求（核心部分举例）

四、非功能需求

1、系统响应速度、并发量要求

2、移动端适配要求、易用性要求

3、系统稳定性、灾备要求

五、项目实施与服务要求

1、实施周期、分阶段上线计划

2、实施团队资质要求、培训计划

3、运维服务体系、售后服务响应时效

4、系统升级、迭代服务要求

六、附件

调研收集的全量痛点清单、现有业务流程图等

第五步：需求清单评审与定稿，项目内部统一标准

清单初稿完成后，建议及时组织项目组全体成员、各部门负责人、决策层一起做评审，确保所有核心需求都被覆盖，优先级划分合理，和企业战略目标对齐。评审通过后正式定稿，这份清单就成为后续HRMS系统选型、厂商对比、项目实施、验收的核心依据。

避坑：需求梳理路上的4大常见难题

此处介绍几个在HRMS需求清单梳理过程中容易遇到的一些阻碍，常见的有4类难题，老编也会针对这些难题提供一些应的解决方案，希望帮助大家少走弯路：

1、跨部门协调起来难度大，不少部门不配合

这其实属于比较最常见的难题，很多业务部门会觉得上HR系统是人事部的事，和自己没什么关系，所以一开始店都不太愿意配合调研。针对于此，可考虑参考以下方式解决：

● 高层背书：由分管高管牵头，召开全公司项目启动会，明确上人力资源管理系统是公司层面的战略项目，各部门必须配合，同时讲清楚HRMS系统能给业务部门带来的价值，而不是只给HR减负。

● 深度参与：邀请业务部门负责人进入项目组，让他们拥有决策权和参与感，而不是被动接受调研。

● 场景化沟通：用业务部门听得懂的话沟通，不要讲HR专业术语，站在他们的管理视角找痛点，让他们真正感受到，系统是来帮他们解决问题的，而不是增加工作量。

2、需求容易过于发散/蔓延，导致边界失控

很多HR在调研过程中，发现虽然各个部门都提了需求，但最后得到的需求清单却越列越长，完全超出了预算和项目的周期范围。针对于此，可考虑参考以下方式解决：

● 严格锁定项目目标和边界：所有需求都必须围绕本次项目的核心目标，和核心目标无关的需求，一律划入【以后再说】，暂不纳入。

● 严格执行MoSCoW优先级划分：牢牢抓住Must have的核心刚需，不被非核心需求带偏。

● 采用分步实施策略：把非核心需求，放到二期、三期项目中，先落地核心模块，快速看到成果，再逐步迭代优化。

3、需求与企业战略脱节，老板不认可，审批不通过

很多HR的需求清单，只关注了人事部门的提效需求，没有和企业的战略目标绑定，老板看不到项目的价值，自然不会审批。针对于此，可考虑参考以下方式解决：

● 先对齐战略，再梳理需求：在项目开始前，就主动和老板深度沟通，明确企业的战略目标，并保证后续所有核心需求都对应战略目标展开和落地。

● 给需求清单加上价值翻译器——把每个需求都翻译成能给企业带来的价值。比如【薪酬自动核算】对应的价值是“算薪效率提升X%，出错率降为0，减少人力成本X元，规避薪酬合规风险；【人力BI数据分析】对应的价值是“实现人力数据的实时可视化，可以一键查看X表格，为企业战略决策提供精准支撑”。

● 及时同步项目进度：需求梳理的关键节点，及时和相关管理者（主要是老板，如果他关注的话）同步，获取反馈，避免最后定稿了才发现和大家的期望脱节。

4、多关注需求的全面性，避免只看重功能需求

很多HRMS需求清单，只列了功能要求，完全忽略了eHR系统的集成能力、安全合规、运维服务、实施能力等非功能需求，这样特别容易出现HR系统，实施落地不了，出了问题没人管的情况，针对于此，可考虑参考以下方式解决：

● 把非功能需求和服务需求，放到和功能需求同等重要的位置，纳入需求清单，作为厂商筛选的核心标准。

● 重点关注厂商的实施能力和服务体系：HR系统不是一锤子买卖，后续的实施、培训、运维服务……甚至可能直接决定HR系统的落地效果。

● 提前和IT部门确认技术要求，确保HRMS系统符合企业的IT架构、安全合规、集成对接要求。

好的，以上便是一家企业决定要搭建人力资源管理系统后，应该怎么收集并确定自己的HRMS需求清单的关键步骤和主要内容，相信通过这些内容，HR们对于接下来该做些什么，才能让HR软件系统尽快引入企业，成为帮助自己工作的得力助手也心中有谱了。但是需要注意的是，这篇文章的阅读主题是人力资源部门负责采购eHR系统的人员，有些企业可能会安排IT部门或者采购部门来负责采购人事管理系统的任务，那么可能这个流程会有一些不一样，但万变不离其宗，主要还是在于要把大家的需求都收集起来，防止系统缺少必要的业务流程，或者购买了不必要的业务模块，造成的资源前置浪费。最后，忍不住推荐一下万古科技——拥有打磨了28年的服务保障体系，可覆盖用户从需求调研，到方案定制，再到实施上线、操作培训、运维服务的全过程，如果希望未来HCM系统快速上线、平稳落地、全公司都能用得起来，欢迎直接联系万古科技：400-8048-819。