或许经过多番申请，或许是突然空降的需求，好的，现在人力资源部门突然面临着一个艰巨的任务，接下来企业要上线一套人力资源管理系统！但接踵而至的难题让HR们头疼的，往往不是该去找哪家eHR系统厂商，而是到底该怎么梳理企业的真实需求？虽然人事部门凭着部门的日常痛点列了一堆功能需求，但为了防止好不容易买了HRMS，上线后才发现业务部门吐槽完全不贴合管理场景，老板又觉得没实现数据决策的核心价值，IT部门还说和现有系统打通不了……最后HR系统成了摆设，钱花了事没办成（关键HR还极有可能要背锅），所以决定先齐心合力出一份功能需求清单。但HR软件地功能需求清单应该怎么写呢？本文就从人力资源的实操视角出发，讲讲怎么完成需求调研，如何划分优先级，并输出一份可落地、可执行的HR系统功能需求清单，避开选型路上大部分的坑。

企业上HRMS，核心需求建议覆盖的主要维度

据某专业研究机构发布的《中国企业人力资源数字化转型白皮书》显示，接近七成的企业人力资源数字化项目落地效果不及预期，其核心根源并非系统本身不好，而是前期需求调研不充分、需求与企业战略及业务场景严重脱节。想要选对HR软件，第一步建议先搞懂企业到底需要什么。但梳理需求时一部分HR会直接照搬网上的类似于【通用HRMS系统功能清单】这样的现成的内容，但其实每个企业的行业属性、规模、发展阶段、管理模式不同，核心需求可能天差地别，所以建议先搭建完整的需求框架，理清人事系统的主要覆盖范围，再结合企业自身情况做筛选。通常来说，企业人力资源管理系统的核心需求，可分为10大核心模块，覆盖员工从入职到离职的全生命周期，以及企业人力管理的全场景：

1、劳动关系与组织管理

人力资源管理系统的基础底座，主要解决组织架构（规范化管理）、人员信息管理、编制管控、劳动合同管理、入转调离返管理……等基础需求，是所有模块运行的前提，也是所有行业都会是刚需的模块。

2、考勤休假管理（排班）

主要核心是解决一线业务部门的考勤痛点，覆盖打卡管理、复杂排班、加班管控、假期管理、异地考勤、异常处理等场景，其中以零售连锁、生产制造、餐饮服务等人员分散、排班规则复杂的行业对复杂排班的需求比较迫切。

3、薪酬福利管理（个税）

这个模块一般属于人事部门的核心刚需模块，核心解决多账套薪酬核算、考勤绩效数据联动、社保公积金自动匹配、个税累计预扣计算、一键个税申报、薪资单发放、人力成本分摊等痛点，大幅降低算薪出错率，缩短算薪周期。

4、招聘入职管理

主要覆盖从招聘需求提报、渠道管理、简历收集、面试安排、offer发放、入职办理到人才库搭建的全流程，核心解决招聘效率低、渠道分散、人才留存难、招聘数据不透明等问题，适配快速扩张期的企业。

5、培训与人才发展

主要解决企业人才培养与梯队建设的需求，覆盖线上学习平台（大部分需要对接外部的培训资源）、培训计划管理、学分学时管理、课程资源库、人才盘点、胜任力模型、继任者计划等场景，可助力企业搭建完善的人才发展体系。

6、绩效与目标管理

覆盖OKR、KPI等多种考核模式，支持目标拆解、过程跟踪、绩效评分、360度评估、结果可与薪酬、人才发展等模块联动，核心解决绩效落地难、考核流程不规范、目标与企业战略脱节等问题。

7、自助平台

关键在于实现全员协同，可分成不同的端口，供不同身份的用户登录，查看不同的业务群。例如员工端可自助完成请假、加班、薪资查看、证明开具、培训学习等操作；经理端可完成团队人员管理、审批、绩效反馈、排班调整等操作。降低HR的事务性工作的工作占比，提升全员效率。

8、数据分析与决策（BI&AI报表）

这一版在企业决策层会受到较多关注，甚至是核心需求，主要覆盖人力成本分析、人员结构分析、流失率分析、招聘效能分析、编制达成分析等多维度数据看板，支持自定义报表（可能涉及定制）、实时数据更新，可为企业战略决策提供精准的数据支撑。

9、合规与风险管控

主要是为了应对相关部门日益严格的劳动合规管理要求，可覆盖劳动合同到期提醒、试用期管理、加班合规管控、社保公积金合规校验、个税申报合规、劳动纠纷预警等场景，可帮助企业规避用工风险，减少劳动纠纷。

10、系统集成与扩展性

主要是为了解决企业各个系统之间数据割裂的问题，一般eHR系统可能涉及与OA、ERP、财务系统、门禁系统、打卡设备等第三方系统的无缝对接，同时需要具备灵活的扩展性，适配企业未来一段时间的发展需求（多长一段需要根据企业的发展规划来定），避免HRMS系统上线不久就OUT。

需要特别提醒的是，上述十个模块是人力资源管理系统常见的框架，但并不意味着企业需要全模块上线，不同阶段和规模的企业需求会不一样，举几个例子，通常初创企业的核心需求是组织人事+薪酬福利管理，连锁零售企业的核心需求则是考勤休假管理+薪酬福利管理，集团型企业可能会需要组织人事+多账套薪酬福利+数据决策……关键在于，HR需要知道怎么找到属于自己企业的“核心需求”。

核心需求调研时需要覆盖的主要的4类人群

核心需求梳理的关键在于要找到所有和eHR系统相关的角色，听并且懂他们的真实痛点和诉求。很多HRMS选型会失败，主要因为前期只关注了人事部门的需求，忽略了决策层、业务部门和IT部门的需求，最后导致HR系统用不起来，老板不认可。接下来，老编会把需求调研的核心对象分为4大类，并罗列针对每一类对象的调研重点、必问问题，不妨根据企业情况参考后进行需求收集。

1、决策层可决定项目生死（老板/分管人力高管）

很多HR去和老板做调研，只会问“您对HR系统有什么要求”，最后得到的答案只有“好用、提效”，没有可落地的指导意义。其实要调研决策层，核心在于需要搞懂几个核心问题：

1)、企业未来X年的战略发展规划是什么？比如是全国扩张、精细化管理、人才梯队建设，还是降本增效？（HR系统可以支撑企业的战略布局和落地，并非一个单纯的工具）

2)、目前企业人力管理中，最让您头疼的X个核心问题是什么？比如人力成本不可控、人员流失率高、用工合规风险大、人力数据不透明无法决策？（这些是系统优先级Top需求）

3)、您对本次人力资源数字化项目的预算范围、实施周期、核心预期成果是什么？比如是6个月内完成核心模块上线，还是1年内实现全模块覆盖？（预期成果决定了需求的边界，预算决定了选型的范围）

4)、您对企业的人力管控模式有什么要求？比如是集团强管控，还是子公司自主管理？对数据权限、组织架构管控有什么具体要求？

划重点：老板的核心诉求，永远不是“HR能少干点活”，而是“系统能给企业带来什么价值，能不能支撑战略落地”。你的所有核心需求，都必须和老板的战略目标绑定，才能顺利通过审批，获得全公司的资源支持。

2、HR部门是HR系统的核心使用方

HR部门是系统的日常运营者，因此需要覆盖核心岗位的主要需求，不能只听HRD的想法，忽略一线执行HR的真实痛点。调研核心对象建议包含薪酬绩效岗、员工关系岗、招聘培训岗、考勤管理岗、HRD/人力负责人，核心问题举例：

1)、日常工作中，最耗时、最容易出错的事是什么？对应的流程是什么？

2)、目前工作中有没有无法解决的管理痛点？比如多主体算薪规则复杂、考勤数据手动核对耗时久、劳动合同到期遗漏等？

3)、希望通过eHR系统，解决哪些核心问题？实现什么样的效果？比如把算薪周期从7天缩短到1天，零出错？

4)、对人力资源管理系统的操作流程、易用性，有没有具体的要求？

划重点：HR部门的核心需求，是“降本增效，把自己从事务性工作中解放出来，做更有价值的人才管理工作”，这部分需求是系统的基础刚需。

3、业务部门负责人&一线员工是HR系统能不能落地的关键

这其实是最容易被HR忽略的群体，却是决定HRMS系统上线后能不能真正用起来的核心。很多HR系统最后成为HR的专属软件，就是因为业务部门觉得【这个系统和我没关系，反而增加了我的工作量】，在调研业务部门时，需要注意站在对方的管理视角，找到日常管理中的痛点（别光顾着讲HR术语）。调研的核心对象需要包括各业务部门的负责人、一线主管、员工代表。核心问题举例：

1)、在团队日常管理中，觉得耗时且麻烦的事有什么？比如审批请假加班、团队考勤核对、绩效评分、新员工带教？

2)、目前团队管理中，觉得头疼的人力相关问题是什么？比如人员流失率高、招聘需求落地慢、排班难人手不足、员工绩效目标不清晰？

3)、希望通过人事系统简化哪些管理流程？实现什么样的效果？比如线上一键审批、实时查看团队人员情况、在线完成绩效反馈？

4)、一线员工：日常办理人力相关事务（请假、开证明、看薪资单等），觉得不方便的点有什么？希望怎么优化？

划重点：业务部门的核心需求，通常都是简化管理流程，提升团队管理效率，优化员工体验。只有让业务部门真正感受到HR系统能带来的便利，他们才会主动使用，eHR系统才能真正落地。以万古科技的人力资源管理系统为例，专门为业务部门打造了经理自助与员工自助平台，可以适配所有移动端，而且无需复杂培训就能快速上手，可完美贴合业务部门的日常管理场景。在调研的时候，也可以询问是否有合适的解决方案。

4、IT部门是HRMS系统能不能稳定运行的保障

很多企业在进行HRMS选型时只关注功能好不好用，漂不漂亮，很容易忽略IT部门的需求（IT部门负责调研的不在此范围内），最后虽然买了人力资源管理系统，但却和企业现有的OA、ERP系统打通不了，也可能因为不符合企业的安全合规要求，完全没法用（但这种情况在审批链条比较健全的企业不常见）。因此，建议从项目一开始，就邀请IT部门加入项目组，全程参与需求梳理。调研核心对象需要包括IT部门负责人、系统运维负责人，核心问题举例：

1)、企业现有的IT架构是什么？对HR系统的部署方式（本地化/云端/混合部署）有没有明确要求？

2)、企业现有在用的核心系统有哪些？需要和eHR系统实现哪些数据对接？比如OA审批、财务系统、ERP、门禁打卡设备等？

3)、对人事系统的安全合规有什么要求？比如数据加密、权限管控、国产化适配要求？

4)、对人力系统的运维、扩展性、二次开发能力，有没有具体要求？

划重点：IT部门的核心需求，是“系统安全稳定、可集成、可扩展、易运维”。这部分需求直接决定了系统能不能和企业现有IT体系适配，能不能长期稳定运行。以万古科技的eHR系统为例，可支持多种部署模式，全面适配国产化要求，并开放了全量的API接口，可无缝对接市面上主流的第三方系统，同时拥有专业的技术团队，全程配合企业IT部门完成对接与运维，彻底解决后顾之忧。也可以和供应商确认是否有这些支持。

企业如果希望选对人力资源管理系统，需要花费至少一半的功夫在前期的需求梳理商。只有真正搞懂企业的战略目标、各部门的真实痛点，才能选到真正贴合企业需求的eHR系统，让HR系统真正成为企业发展的助力，而不是摆设。在万古科技看来，HR软件系统对于企业而言，只有适合与否，没有好坏之分，所以不会给企业推销“大而全”的标准化产品，而是在在用户找上门的第一时间，就安排行业经验丰富的的售前顾问进行沟通和引导，后期也会有实施顾问全程配合企业完成需求调研，梳理核心痛点、划分需求的优先级，输出贴合企业战略与业务场景的（定制化）人力资源数字化解决方案，不让企业为不需要的功能买单，真正实现按需配置、物尽其用。人力资源的数字化转型不是一蹴而就的事，一份精准、清晰的需求清单，就是开启转型成功之路的第一步。如果你正在梳理人事管理系统的需求，不知道怎么落地，也欢迎联系万古科技：400-8048-819。