每年到了年关呀，不少企业的人事部都会集中处理一批劳动合同续签的手续，这属于是企业人力资源管理的常态化核心工作，之所以年底会持续处理，大致也和年后的换工潮有着密不可分的关系。对于负责该项任务的HR而言，类似于《续签意向书》这样的文件如何快速生成、合规审核与规范归档，是属于需要和法务部门协同的关键环节，而在这一流程中，不少企业常存在协作不畅、操作模式传统等问题，导致效率低下、合规风险高等困境。老编作为在人力资源数字化领域浸润多年的业务工作者，将结合人力资源管理系统的一些实操经验，并聚焦“快速生成”与“规范归档”这两大核心需求，解读人事和法务部门在劳动合同续签中的协作要点与痛点，并基于万古科技的eHR系统来解析，如何结合HR软件这类数字化管理工具破解这些难题，更妥当地实现劳动合同续签及管理地降本增效。

人事法务在劳动合同续签中的核心协作事项

在企业的整个管理体系里，关于“劳动合同续签”这项工作的设定，大部分都并非人事部门的单一工作，从《……意向书》启动到文件的最终归档，每一个环节都需要人事与法务部门紧密协作，核心协作事项主要包括三大类：

1、意向书的全流程管控：涵盖员工到期信息筛查、续签意向书的个性化生成、条款合规审核、员工反馈的收集与确认等关键环节，需要确保整个流程是符合企业业务逻辑的，更关键的是：不遗漏、不脱节。

2、续签相关数据与条款的“对账”：HR需要反复核对员工的基础信息（工龄、岗位、薪资）与意向书条款的一致性，并确保意向书内容与企业制度、员工实际情况无偏差。并需要协同法务部门校验条款是否符合当下相关规定，避免触及合规漏洞。

3、制定特殊场景与风险应对策略：针对特殊群体员工（孕期、工伤、连续签订两次固定期限合同等）制定相关的续签规则，不断打磨续签过程中员工异议的处理方案并落地成文，以及潜在劳动纠纷的前置防范。

以上协作事项环环相扣，尤其在续签意向书的生成效率与归档规范性上，几乎可以影响续签工作的整体质量——生成不及时，易错过续签窗口期，归档不规范，则可能导致后续审计、纠纷处理时凭证缺失。

人事法务协作时的主要矛盾与核心困难点分析

以下分享的困难点更多发生于传统人力资源管理模式下的企业管理过程中，人事与法务部门的协作时常陷入“效率低、矛盾多”的困境中，核心问题集中在三点：

1、如何平衡协作效率与合规性之间的冲突

在整个过程中，HR可能需要同时处理批量续签与零散续签的需求，因此既要快速响应业务部门的用人需求，及时生成并下发意向书，又要确保员工信息的准确无误。而法务部门的核心诉求是文件的合规性，因此需要对每一份意向书的条款（如续签期限、薪资约定、违约责任等）逐一审核，尤其要重点把控特殊群体的续签规则，避免触碰合规红线。两者工作核心目标的差异，导致在协作流程中常出现HR追效率、法务守合规的节奏冲突，无论是批量续签时的集中审核，还是零散续签时的紧急处理，都易出现流程卡顿。

2、部门间存在信息壁垒，容易出现数据误差

传统人力资源管理模式下，不少HR都（不得不）选择通过Excel等本地表格的形式手动筛选到期员工的信息，并逐一录入内容，生成续签意向书，不仅耗时久，还易出现工龄计算错误、岗位信息滞后、特殊条款遗漏等问题。在完成意向书的初稿后，通常以邮件或线下方式提交法务审核，法务标注修改意见后再反向反馈……反复沟通成本较高。同时，续签数据对账需在Excel、纸质档案等多个载体中交叉核对，易出现数据偏差。而意向书的归档往往依赖人工整理，效率低下且易出错。

3、文档归档混乱，数据追溯困难

续签意向书签署后，HR还需要汇同员工档案、合同原件等文件进行关联归档。在传统的纸质归档方式下，需要占用存储空间，且易出现丢失、损毁等问题。同时电子文档很有可能分散存储在不同的电脑中，缺乏统一管理，后续审计或纠纷处理时，难以快速追溯完整流程与凭证。而这些问题并非个例，有数据显示，在合同续签的周期内，仅劳动合同续签意向书的生成与归档工作，就需占用HR近1/4的日常工作时间，法务部门也需投入大量精力处理审核与对账，且合规风险隐患突出。

人力资源管理系统如何帮助企业化解这些核心痛点

事实上，续签意向书生成慢、归档乱、协作难的核心，关键的问题在于“数据割裂”与“流程手工化”。而这些问题在专业的人力资源管理系统内，可以快速结合流程的自动化，数据的一体化进行设计，帮助企业精准化解这些核心痛点，为HR与法务部门提供数字化帮扶：

1、主动筛选并批量快速生成意向书

人力资源管理系统可根据需求提前配置合同到期的预警规则（一般都支持按照到期时间、员工类型等多维度设置），并自动抓取到期的员工信息（例如工龄、岗位、合同类型、是否符合无固定期限续签条件……等核心数据），然后生成合同到期员工的清单，避免Excel手动筛选的繁琐与误差。同时，系统内置经法务审核通过的标准化续签意向书模板，支持HR根据企业需求自定义核心条款（如薪资调整、续签期限等），无论是批量处理部门续签需求，还是零散处理单个员工续签，都能一键生成个性化意向书，实现“秒级输出”，大幅降低HR手动操作成本。

2、充分打通并支持线上协同和审核

HR针对到期员工生成续签意向书后，可通过人力资源管理系统流转至法务部门去审核，法务部门在线标注其修改意见后，可在线反馈给HR，避免线下沟通造成的信息延迟。eHR系统还可以支持设置审核节点与权限，例如特殊员工的续签意向书可以自动标记，也可设置为优先审核，确保合规性。审核通过后，HR可通过HR软件系统直接下发至员工端（PC或移动端），员工随后可在线查看，并反馈自己的意向。整个流程可全程留痕，便于后续追溯。

3、针对对账流程进行智能归档，主动储存业务凭证

针对人事法务对账的需求，人力资源管理系统可关联员工档案、薪资数据、岗位信息等核心数据，并生成续签条款对账报表，清晰展示意向书内容与实际信息的匹配度，规避数据偏差产生的问题，减少法务审核的重复工作量。更关键的是，意向书经员工确认后可自动归档至电子档案内，与员工的劳动合同原件、人事资料等进行关联存储，并支持快速检索。同时，人资系统可支持归档权限的分级管理，确保档案的安全性，当后续审计或纠纷处理时，可快速调取完整凭证，彻底解决传统归档方式下“查找难、易丢失”的问题。

4、互动预警风险，防范用工隐患

eHR系统可内置相关的法规库，并主动根据条款内容设置校验，及时判定续签意向书条款的合规性。如可设置为：发现降低续签条件、遗漏特殊群体续延规则等问题，立即触发预警，向相关人员发送与预警信息。人力资源管理系统还可以整合一些经典的劳动争议案例或数据，并帮助HR生成续签风险报告，并为人事和法务部门预判潜在的纠纷提供数据支撑，从源头降低用工风险。如果在这个过程中充分结合电子签名等合同及数字化管理工具的应用，可帮助企业节省大量的管理成本，同时将合规风险显著降低。

值得注意的是，人力资源管理系统对《续签意向书》的生成与归档的赋能，只是其核心价值之一。未来，通过人力资源数字化工具，企业可充分实现人事和法务在续签工作中的常态化高效协作，解决生成慢、归档乱的显性痛点，沉淀员工续签产生的数据资产，为人才留存规划、用工合规管理提供数据支撑。正如某专业数据报告预计的，数字化工具已成为企业提升人力资源管理精细化水平的核心支撑。所以可以预计的是，未来eHR系统可能会成为破解续签管理等基础事务痛点的关键载体。劳动合同续签（含意向书签署）与归档，看似是基础人事工作，却可能直接影响管理效能，如果对于究竟怎么有效利用HR软件来改善这个管理链路感兴趣，也欢迎直接联系万古科技：400-8048-819。