在老编的意识中，“停薪留职”是一个很古老的名词了，大概在90年代盛行，和下岗潮是一个阶段的事儿，而且适用的范围很窄，估计不少小年轻都没听说过。但最近老编又听到了相关的咨询，发现在日益复杂的人力资源管理环境中，好像“停薪留职”这钟特殊的用工形式有在“抬头”的趋势，它体现到企业管理的过程中，可以称其为灵活用工策略，但具体的实施情况很有可能会直接影响到员工的切身利益。本文老编将解析停薪留职的适用情形，如何结合人力资源管理系统进行合规操作（含具体流程）以及具体的风险防范要点是什么，帮助有相关需求的企业结合eHR系统构建真正合规的停薪留职管理体系。当然，是结合万古科技HR软件的情况及实施的经验来讲的，欢迎大家关注。

停薪留职的概念与主要适用情形

停薪留职，是指用人单位与劳动者协商一致，在一定期限内保留员工的劳动关系，但暂停发放工资及其他福利待遇的特殊用工形式。虽然相关规定中没有明确提及“停薪留职”的概念，但根据权威部门的解释，企业与员工协商一致变更劳动合同内容（包括暂停履行）是具有效力的。常见能通过企业批准的停薪留职申请包括以下几种情况的：

● 员工学习进修：经企业批准，参加长期培训或攻读学位。

● 个人健康原因：员工因身体原因需要长期治疗或恢复健康。

● 家庭因素：照顾家庭成员，如孕产、育儿、养老等。

● 企业经营管理需要：经济下行期企业采取的临时性人员安置方式。

● 其他特殊原因：如因公外派但不在编制岗位等特殊情况

停薪留职如何才能合规操作（申请程序）

规范的操作流程是企业做好停薪留职管理的基础。一个完整的停薪留职申请和处理流建议包括以下环节：

● 员工提交书面申请：员工提前准备资料，填写书面申请书，说明停薪留职原因、期限和工作交接方案。

● 提供相关证明材料：根据申请原因提供相应证明文件，如进修录取通知书、医院诊断证明、户口本等。

● 企业内部审批：通常需要经过部门负责人同意、人力资源部门审核、总经理核准等多级审批程序。

● 签订停薪留职协议：双方应签订书面协议，明确权利义务、期限、社保缴纳等关键事项。

● 办理工作交接：员工需按公司要求办理工作交接手续，填写《员工离职交接表》。

● 归档备案：将相关材料归档备查，建立“一人一档”电子档案库。

停薪留职期间社保待遇与工龄计算规则

1、社保缴纳方式

停薪留职期间的社会保险缴纳，通常取决于单位与员工的协议约定，主要有以下几种方式：

● 有协议约定：严格按照协议执行，单位协助办理手续，费用由一方或双方分担。

● 无协议约定：法律规定单位仍负有法定社保缴纳义务，按照法定比例共同承担。

● 协商分担：单位缴纳单位部分，员工缴纳个人部分，单位代扣代缴。

2、工资与福利待遇

● 员工不再享受在职时的工资、奖金等所有福利待遇。

● 停止享受各种津贴、补贴和劳保福利待遇

● 个人档案、工资关系可保留

3、工龄计算

● 员工应按月向原单位缴纳退休养老基金、待业保险基金等。

● 缴纳费用的可以计算连续工龄，不缴纳的不计算连续工龄。

● 其缴纳的数额（含个人缴纳部分），不低于职工停薪留职前月工资总额的25%。

停薪留职管理中可能存在的风险与防范策略

1、高发风险场景

● 协商程序瑕疵：因停薪留职引发的争议案件中，大部分败诉企业都存在协商程序瑕疵；

● 协议要素缺失：因停薪留职协议要素缺失，导致企业败诉的案例更常见；

● 社保缴纳失误：接近一半的企业在社保缴纳环节中存在操作失误；

● 特殊员工处理：如医疗期/孕期员工申请停薪留职，企业不得批准（违反《女职工劳动保护特别规定》）

2、风险防范策略

● 建立标准的操作流程：实施“多级审批+多级确认”机制（例如：部门负责人初审、HR部门审核法律合规性、法务部门终审协议条款、员工面签确认+电子存档确认）。

● 完善相关的协议内容：确保停薪留职协议包含权利义务中止范围、期限及续期规则、复工条件与程序、特殊情形处理机制、协议终止条款和违约赔偿责任等必备条款。

● 加强和员工的沟通：主动于员工沟通个人诉求与未来规划，减少误会，建议所有沟通均应有书面记录（也可以是电子记录）。

● 引入必要的数字化管理工具：采用区块链存证技术，对沟通过程实施全程留痕；使用电子签章系统缩短用工协议纠纷处理时效。

如何结合eHR系统进行停薪留职管理

● 相关协议的电子化签署：通过区块链存证技术实现协议模板智能推送、电子签章+时间戳防篡改、到期前自动提醒续签/终止

● 多维度进行风险防控：eHR系统根据员工的新单位是否涉及竞业范围、社保缴纳状态等方式，结合外部数据识别隐性用工证据（如培训记录、系统登录日志等）

● 实现全周期的档案管理：建立“一人一档”电子档案库，自动归集停薪留职审批流程、新单位劳动合同扫描件、社保缴纳异动记录和重大事项沟通记录……

● 加强主动预警力度：当HR在系统中录入新员工信息时，若检测到该人员社保缴纳单位与现单位不一致，可启动类似于“双重劳动关系核查”的流程。

停薪留职后的复工管理与后续安排

1、提前沟通：在协议到期前，HR应提前与员工沟通，确认其复工意向。

2、复工申请：要求员工至少提前一个月向公司报告，以便安排后续工作，准备“复职申请书”。

3、岗位安排：公司无义务为其保留原职位，可按实际能力及工作需要安排相关的职位。

4、续期或终止：如员工需延长，建议强制一定周期提前申请并重新签订协议。期满后员工既不复工也不办理其他手续的，企业可按自动离职处理（此操作需程序合法）。对于停薪留职期满后不能回公司上岗的员工，建议强制约定必须在停薪留职约定时间届满一周内续办手续，否则，公司可视其为自动离职（但也需要提前通知和提醒）。

规范化的停薪留职管理不仅能帮助企业优化人力资源配置，还能为员工处理个人事务提供缓冲期，实现企业与员工的双赢。老编也发现了，随着这些年相关规定的不断完善，和人力资源管理系统这类数字化管理工具的日渐普及，企业的停薪留职管理也在朝着更加规范化、透明化的方向发展。如何结合eHR系统的帮助建立完善的停薪留职管理制度，相信是有相关诉求的企业合规经营的必然要求，也会成为他们构建和谐劳动关系的重要举措。至于HR软件具体该怎么为企业提供帮助，如果感兴趣也欢迎直接联系万古科技：400-8048-819。