所谓的欠债还钱天经地义，在企业交易的过程中，尤其如此。企业A和企业B发生了交易行为，那么常规情况下都是通过合同约定的行为来进行的，但现实的情况下是，不少情况下，当企业需要与个人发生交易，甚至是个体户经商时，往往容易发生“赊账”的行为，当赊账积累到一定程度，就可称之为“债务“，今天老编要介绍的这个，就是一纸未经债权人确认的欠条，让某蔬菜店（以下均以店铺A替代）老板差点损失数千元的案例，可以从中窥出企业在供应商与人员权限管理中的痛点，也可以借此展示一套专业的人力资源管理系统（也可称之为eHR系统）在避免此类风险过程中的”数字化钥匙“的作用，也希望对于欲了解HR软件的企业和HR有更多的参考价值。

案件重溯：一场债务转移的“罗生门”

2023年起，W先生多次向某店铺A赊购蔬菜，店老板定期通过社交平台发送手写账单照片进行对账。截至当年9月，W先生累计欠款5000余元。戏剧性的转折发生在催款后：W先生突然声称自己仅是“帮X先生采购”，货款应由X先生承担；在店主外出期间，X先生单方面到店签署欠条，但未提及债务转移，也无店铺人员签字确认；店铺A明确拒绝债务转移，因“听说X先生负债累累”且对其偿还能力存疑。法院最终认定：社交平台记录证明W先生与店铺A的合同关系成立，W先生在交易过程中始终以个人名义订货，直至催款才提出“代购”说法，缺乏证据支持。而X先生单方签署欠条的行为，既不构成债务转移（需债权人同意），也不构成债务加入（店铺A已明确拒绝）。果果深挖整个案件的过程，也发现了一些漏洞，可以透露出人力资源管理的隐性危机：

1、身份管理缺失，埋下权责隐患

W先生在长达数月的交易中从未声明代理身份，直至欠款催收才主张“代X先生采购”。若店铺A早期建立供应商代理授权制度（如要求书面委托书），即可避免事后扯皮。类似问题在员工代表企业签约时更普遍——某餐饮店负责人采购蔬菜拖欠11万余元，法院最终判决其个人与企业共同承担债务，凸显权限模糊的风险。

2、文件管理粗放，关键证据薄弱

店铺A仅通过社交平台发送手写账单照片，虽被法院采信，但此类证据如果被采用需满足三大条件：真实性（记录未篡改）、合法性（取证合法）、关联性（内容与争议直接相关）。若W先生质疑账单真实性，店铺可能因无法提供原始凭证而败诉。

3、债务处置随意，合规意识不足

X先生单方出具欠条的行为，反映出对债务转移法律要件的无知：

● 据《民法典》第551条，债务转移必须经债权人同意；

● 即使构成债务加入（《民法典》第552条），也不免除原债务人责任。

某省某村委会为抵债让村民向信用社贷款并私下签订“还款协议”，法院判决：未经信用社同意的债务转移无效，村民仍需还款。

eHR系统如何助力企业构筑货款的管理防火墙

1、供应商身份数字化管理

● 通过HR软件建立供应商档案库，强制登记签约人授权委托书，并设置有效期提醒；

● 员工代采购时，需在eHR系统中关联委托关系，生成权限声明函，避免事后推诿。

2、关键合同履约过程的智能留痕

● 人力资源管理系统可以轻松集成电子签名的功能（万古科技已集成法大大的电子签名），当债务发生转移时，协议需债权人线上签署才生效，杜绝“单方写欠条”式操作；

● eHR系统可对接微信/邮件，主动归档对账记录，并保留原始文件，生成不可随意篡改的文件或代码，满足证据“三性”要求。

3、通过数据监控及时发现风险并实时预警

● eHR系统可轻松关联供应商观影的相关系统，也可以定制相关的功能模块，对于长期挂账的供应商货款，系统可触发分级提醒机制（经办人→财务→法务）；

● 也可主动关联一些外部的征信系统的数据（前提是对方允许），当察觉到交易方（如X先生）存在多起债务纠纷时可主动推送风险报告。

此案中店铺A的胜诉有惊无险——法院采信了微信账单实属侥幸。但若W先生质疑图片真实性，或X先生主张欠条被店家修改，结果可能逆转。所以与其依赖司法补救，不如前置风险管控：对于中小企业而言，一套轻量化的HR软件投入成本可能并不算太高，但却能从权限管控、履约跟踪、证据存证等维度构建企业管理的护城河。加上现在已经算是进入了数字化时代，eHR系统这类智能化的系统早已超越了“算薪工具”的范畴，通过自身本来就有的人事合同管理、薪酬福利管理、绩效考核管理、休假考勤管理等模块，加上对接考勤系统、财务系统、eRP系统、OA系统等外部的软件，可以为企业搭建更立体化的管理网络，使得企业的数字化转型之路更踏实。