北京威科亚太信息技术有限公司（以下简称北京威科）隶属于荷兰威科集团，该集团在2012年部署万古科技的eHR系统以前，全球范围内统一使用一套eHR系统。由于这套人力资源管理系统是全球的系统，中国区的一些管理需求并没有在系统中得以实现，系统功能及操作习惯也不是很适合中国区的管理特点和中国人的操作习惯。所以北京威科计划选用一套本土的eHR系统来实现整体的HR管控——这便是北京威科与万古科技的合作背景。

威科集团eHR系统情况简介

关于威科集团

该公司是集团旗下的专业信息出版商，为需要随时把握人力资源、商业、法律等领域复杂规则的专业人士提供一流信息服务。该集团是全球最大的专业出版集团之一。

系统建设目标

希望新建的eHR系统从整体上给员工及经理带来良好的使用体验，操作便捷，实现日常人事管理和报销管理的线上申请、审批流程，以提高员工满意度，提升HR服务水平。

系统模块

人事管理、薪资管理、福利管理、休假管理、员工经理门户、报销流程管理。

威科集团面临的HR管理问题

①、现有系统速度慢

现有的系统运行速度很慢，每次信息查询都要等，工资计算就更慢了，非常浪费时间，严重影响了HR对系统的使用效果。

②、操作界面不友好

现有的系统只有英文版本，不能同时满足中国员工和外籍员工的不同语言习惯。同时在操作界面上也不是很友好，操作复杂。

③、系统功能不全面

现有的系统在功能方面不能满足中国区的管理要求，公司一些流程和规范以及一些操作方面的要求，都不能在现有的系统中得到更新和解决。一个需求提上去之后，往往是很久之后被告知不可以改变。

④、流程化程度低，迫切需要实现报销申请审批流程

大陆和香港的员工报销事务很繁杂，目前报销过程的核查、审批、返回等工作所产生的信息及互动只能通过电话和邮件的方式，并且很不及时，导致报销周期长，员工满意度低。

万古科技为威科集团定制的eHR系统解决方案

针对该公司提出的系统服务于员工的理念，万古公司为该公司的大陆及香港提供了全员自助的、高度流程化、智能化的eHR整体解决方案：

①、灵活的系统平台，通过参数配置满足大陆和香港的不同政策

万古的eHR系统功能强大，设定灵活，可以满足多地区不同的人事政策、工资政策、社保福利以及不同的个税政策的管理要求。针对该公司大陆和香港不同的管理政策，系统可以灵活的进行设置，非常方面，包括香港的休假政策、假期安排、以及香港个人所得税计算的特殊要求。

②、在线、智能报销流程

通过系统实现员工的在线费用报销管理。员工将每笔费用的时间、费用类别、币种、汇率等信息填入报销单，由系统自动根据外币汇率及发票金额自动计算出本币（人民币）金额，并可智能汇总和计算，员工提交的报销申请可快速送达由经理进行审批，最终汇总到财务部。

针对该公司不同地区员工的报销管理需要，分别为大陆和香港员工设置了两套报销流程，方便大陆和香港的员工进行申请；

员工报销时填写的申请表，提供统计计算功能，例如系统可以自动根据外币汇率及发票金额计算出本币（人民币）金额，然后对本币金额进行汇总。

员工可以在线提交一笔或多笔报销申请，系统可以对各类费用进行分类，例如娱乐、餐费、管理费用，以便财务统计核算各类成本、并可以自动获取员工的成本中心信息按成本中心统计报销费用。

在审核时，由于员工报销单比较多，而且提交的报销单据出现的问题也比较多，为了便于经理审核，提高操作的方便性和效率，系统提供了分类拒绝、直接拒绝、加批注及通知的功能，可以让经理对报销单中的某一条明细进行批注和驳回，这样便于员工能按正确的方式准确地重新提交有错的内容。

万古科技eHR系统最终实施成效

①、通过eHR系统使用不仅给香港、大陆及外籍员工提供一个便捷的HR服务平台。还为员工提供方便、快捷HR业务处理，提高了HR的服务质量，达到业务的快速处理，提高了员工的满意度。

②、除了员工自助工资单查询、休假申请审批等在线自助业务，还通过eHR系统的流程平台，实现了员工的在线报销申请、审批流程，提高了公司管理操作的网络化和流程化程度，提高了工作效率。

③、通过，万古科技eHR系统为高层提供了双语的CEO门户，使外籍高管也能方便地登录人力资源管理系统并对HR业务进行实时的查询，通过CEO门户直观的统计分析报表和图形化报表，为公司高层快速了解公司人力资源现状、做人力资源决策提供了很大的便利。