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发布时间： 2025年09月26日 分类 ：万古发现 文字来源：万古科技
21岁的在校大学生L同学，在某年6月主动应聘到企业A，开始从事“正儿八经”的美容养生师的工作，工作时间每天8小时左右，有排班、有培训、有固定月薪，第一个月就拿了企业A发的2200元“生活费”。9个月后，L发了一条微信表示“我去别的公司”就拍拍翅膀飞走了，然后反手把企业A告到了仲裁委，状告其没签合同、没缴社保，希望索赔双倍工资+补偿金合计2.1万元。但仲裁委一句“在校生不是劳动者”驳回了L的请求。随后法院却对这个结果翻了盘，判定双方就是事实劳动关系，企业A得掏19073元出来（双倍工资差额）。很多HR看到这里会撇嘴：“又是个合规坑！下次把合同签上不就行了？”且慢。如果把“镜头”远会发现，其实企业A在“人力资源系统的全流程管理”里至少掉了5次链子，而每一次，原本都可以被一套靠谱的eHR系统提前预警的。本文老编就基于万古科技的HR软件，来谈谈这件事HR掉的链子，以及怎么基于人力系统来做避免类似情况的再度发生。
1、招聘时把“学徒”身份当“免死金牌”
HR口头承诺“先当学徒”，系统里却连岗位JD都没建，导致法官看不到“培训生”与“技师”的边界。而在科学的管理状态下建议如下处理：
● 创建岗位库，设置为智能化区分实习、勤工助学、正式劳动，并生成对应的用工协议模板；
● 身份证号+学信网接口校验，即时弹出“在校生身份风险提示”，提醒HR选“非标准劳动关系”还是“标准劳动关系”。
2、入职当天的纸质档案“人间蒸发”
L的考勤、培训记录全散在纸质签到表和微信聊天里，法院只能凭工资流水倒推“连续劳动”。而在科学的管理状态下建议如下处理：
● 手机端扫码入职，电子档案同步云端，考勤、培训、考核一条时间轴，法官想翻都翻得到；
● 系统自带“未签合同”红灯，30天宽限期一到自动推送给HR与法务，避免“忘签”。
3、薪酬发放时采用个人微信转账，分不清工资和红包的属性
企业A用私人微信转钱，备注“生活费”，被L截屏后一举坐实“经济隶属性”。而在科学的管理状态下建议如下处理：
● 工资发放走银企直连，将回盘的数据存入“薪资台账”，备注栏统一“工资”字段，做好数字留痕；
● 自动定期生成工资条，员工课同构客户端查询，产生争议时课直接导出信息，法院采信率>95%（源自相关部门的白皮书数据）。
4、将针对员工的培训考核认定为“在校课程”
企业A辩称其“只是带教学徒”，却拿不出培训计划、考核标准。法院认定：培训内容就是上岗必备，等于“劳动”而非“教学”。而在科学的管理状态下建议如下处理：
● 培训模块与“岗位胜任力模型”打通，课程完成率、考核分数自动回写员工档案，边界清晰；
● 若真要走“实习通道”，系统可套用《职业学校学生实习协议》模板，把“意外险+三方协议”一起打包。
5、离职交接没有完整流程，导致纠纷时丢失关键证据
L离职时只在微信说了句“我去别的公司”，企业A没出具任何离职证明，也没让签“协商解除协议”。而在科学的管理状态下建议如下处理：
● 离职需要员工在系统主动提交申请，离职流程开启后自动触发文件清单，例如解除协议、证明、社保停缴、个税终止日期，少一项流程则无法关闭；
● 电子签名可支持在线操作，双方留痕，避免“秋后算账”。
需要再弱弱地强调一下，以下情节为虚构，仅用于说明eHR系统可以在这个案例中为企业提供的价值
● Day1：L扫码入职，人事系统弹出“在校学生”身份提示，提醒HR选择“非标准用工/实习”通道，并生成《实习协议》+商业意外险等既定的标准文本。
● Day30-X（X取决于企业关于实习期时长的相关规定）：系统提示HR关于L的实习期已满，但还未签署正式合同，HR调出L的相关记录，发现其实习期表现达标，便点击“转正”提示，提示用工部门可以办理相关手续。一旦用工部门同意“转正”，HR便可以直接启动后续事宜，例如电子劳动合同可以直接发给L，并支持手机签署。
● 每月5号（也可能是10号或者15号，根据公司发薪政策）：通过eHR系统计算并发放薪酬福利，L可以在PC或者手机端查询自己的工资条，系统会自动更新相关的薪酬构成数据。
● 次年2月：L需要在系统里提交“离职申请”，HR发起协商解除，电子签完成。
● 预判结果：法院压根收不到案卷，企业A省下19073元，HR省掉2个月应诉时间……
● 身份校验前置：如之前认真做好在校生、退休人员、外籍员工三类特殊身份的区分，一律在人事系统打好标签，然后匹配对应的协议模板。
● 合同的全生命周期管理：可设置30天的宽限期、续签提醒、无固定期限的触发条件，让eHR系统设置好闹钟，别让“忘记续签”成为双倍工资的导火索。
● 根据薪酬流向写备注信息：薪酬福利管理模块需要提前与银行、税务、社保实现无缝对接，在薪酬发放时，备注栏写“工资”还是“劳务费”，人力系统自动按照员工身份进行校正，避免“嘴炮”争议。
● 主动为培训与考核留痕：可设置类似于“线上课程+线下签到+考试分数”的留痕步骤，并且全部写进员工档案，是真学徒还是假廉价工，一看“证据”的时间轴就明白。
● 千万守好离职的“四件套”：这四件包括“离职申请-审批-交接-证明”，缺一步流程便无法关闭。末步由HR软件系统自动生成离职证明，员工可通过手机签收，减少90%“索要证明”纠纷——据某eHR软件客户回访样本统计。
老编忍不住要提示不少已经搭建了人力资源管理系统的企业，千万别把eHR系统单纯地当成“打卡+算薪”工具，现实确实有不少企业把它们用成了“高级考勤机”，结果面对一些劳动纠纷时，还得靠Excel和聊天记录“裸奔”应诉。就本案中L与企业A的近2万元地罚单而言，表面上看起来是因为没签合同，但深究却能发现事情的本质是人力资源相关的数据没有进行连续、可信且可回溯的电子化留痕。当下已经是劳动力结构越来越灵活、在校生育儿（可能产生育儿假）、灵活用工、跨境/远程工作……等等非常复杂且同框共存的年代，HR软件的主要价值已经不再是“省纸”，而是把“合规”融进人力资源的流程节点内，让日常操作成为万一出现纠纷时的呈堂证供。毕竟，老板应该非常不想听到一句话，就是：“如果当初人力系统提醒我了，这2万块就不用赔。”
