老编之前有发过一个劳动仲裁的案例，介绍了一家企业给劳动者发了入职通知书后，屡次推后入职时间，后直接取消了入职。但劳动者已经从原来的单位离职，所以将对方告上了法庭，最后企业败诉，向劳动者进行了赔偿。有人询问入职通知书和劳动合同有什么区别？为了避免出现更麻烦的纠纷，如果HR遇到了类似的事件应该怎么处理，以及人力资源管理系统在管理入职流程的过程中，是否能有一些手段帮助企业降低法律风险。入职通知书和合同区别其实很简单，eHR系统对HR的帮助也是有目共睹的，本文就基于万古科技的HR软件来聊聊这系列的问题。

入职通知书和劳动合同的主要区别

1、性质不同

● 入职通知书：通常是用人单位向求职者发出的录用意向的书面文件，具有要约的性质，是用人单位对求职者发出的一个邀请，希望与其建立劳动关系的初步意向。

● 劳动合同：是劳动者与用人单位确立劳动关系，明确双方权利和义务的协议，具有合同的性质。

2、内容详尽程度不同

● 入职通知书：内容相对简单，一般包括录用意向、职位、报到时间、地点等信息，不涉及具体的劳动条件、工作职责、工资待遇等详细内容。

● 劳动合同：内容详尽，包括但不限于工作内容、工作地点、工作时间、休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护、劳动条件和职业危害防护等。

3、法律效力不同

● 入职通知书：一旦求职者接受，对双方具有一定的约束力，但不是确立劳动关系的最终法律文件。

● 劳动合同：是确立劳动关系的正式法律文件，经双方签字盖章后，具有法律效力，对双方都具有较强的约束力。

4、签订时间不同

● 入职通知书：一般在求职者通过面试等选拔程序后，用人单位决定录用时发出。

● 劳动合同：通常在求职者报到入职后，双方在平等自愿、协商一致的基础上签订。

5、目的和作用不同

● 入职通知书：主要用于通知求职者被录用，并邀请其按约定时间报到入职。

● 劳动合同：用于明确双方在劳动关系存续期间的权利和义务，是处理劳动争议的重要依据。

如果需要撤销入职通知书，HR该怎么处理

1、内部沟通：首先，HR需要与公司管理层进行沟通，确认撤销岗位的决定是最终的，并了解撤销岗位的原因。

2、法律咨询：在采取任何行动前，HR应当咨询法律顾问，了解撤销入职通知书的法律后果和可能的风险。

3、书面通知：HR应当以书面形式通知求职者撤销入职通知书的情况。书面通知应当包括以下内容：

● 撤销入职通知书的原因；

● 表达歉意；

● 提供必要的解释和说明；

● 如果可能，提供其他岗位的考虑或推荐；

● 根据情况，考虑是否提供一定的经济补偿。

4、经济补偿：如果求职者因入职通知书已辞去原有工作或做出了其他经济损失，建议用人单位考虑给予一定的经济补偿。

5、记录保存：HR应当保留与撤销入职通知书相关的所有沟通记录和文件，以备不时之需。

6、后续跟进：HR应当对求职者的反应进行跟进，处理其可能提出的问题或诉求，保持沟通渠道的畅通。

7、避免负面影响：HR在处理过程中应尽量避免对公司的声誉造成负面影响，合理处理与求职者的关系。

8、内部反思：最后，HR应当对此次事件进行反思，评估招聘流程中可能存在的问题，并采取措施避免类似情况再次发生。

如何结合eHR系统做好员工的预入职管理

1、入职通知书发放与跟踪

● 电子化入职通知书：通过人力资源管理系统生成电子入职通知书，并直接发送给求职者。

● 跟踪确认：设置系统自动提醒，跟踪求职者是否收到并确认了入职通知书。

2、入职材料准备与管理

● 在线入职指南：在eHR系统中创建入职流程，列出所需文件和关键。

● 电子文档提交：求职者可以通过系统上传入职必要的文件，例如身份信息、学历证明、离职证明等文件。

3、入职流程自动化

● 预入职任务清单：HRMS可以生成预入职任务清单，包括体检、背景调查、入职须知等。

● 自动提醒：系统可根据需求发送邮件或短信提醒求职者完成各项预入职任务。

4、合同管理与电子签署

● 电子合同：利用HR软件（集成）的电子合同功能，生成标准劳动合同模板。

● 电子签署：求职者可以在系统中直接进行电子合同的签署，减少纸质文档的使用。

5、员工信息录入

● 自动录入：可要求求职者在人事系统上填写相关信息，自动录入到员工数据库中。

● 数据整合：确保入职信息与其他模块（如薪资、福利、考勤）的数据整合。

6、入职培训安排

● 有选择的培训方式：通过人资系统安排线下或者在线培训课程，新员工可以根据需求选择培训方式（也可提前选择自己想要的培训方式，HR根据选择结果进行培训安排），并随时可远程完成入职培训。

● 培训跟踪：系统跟踪新员工的培训进度和完成情况。

7、反馈与改进

● 入职体验反馈：新员工入职后，通过HRMS收集其入职体验的反馈。

● 流程优化：根据反馈调整和优化入职流程。

总的来说，入职通知书是劳动合同签订前的一个步骤，而劳动合同则是确立劳动关系的正式文件。撤销入职通知书可能会给求职者带来不利影响，也可能给公司带来法律风险，因此，用人单位在发出入职通知书前应当谨慎考虑，避免轻易撤销已发出的录用通知。如果确实需要撤销，应依法依规妥善处理，以减少可能的法律风险和不良影响。而结合人力资源管理系统（HRMS）优化从发出入职通知书到员工入职的过程，可以大幅提升效率和管理水平。eHR系统也可有效利用这些数据，进行其他模块的利用，可谓是一举多得。关于入职管理或者HR软件的其他功能，也欢迎直接联系万古科技：400-8048-819。