最近有用户找到Vantop系统的售后顾问，说登录人力资源管理系统后，录入新员工一直报错，提示限制办理入职。表示操作没有出错，怎么改都一直不行，希望顾问排查原因。多番查验后，发现这名预入职的人员是之前的老员工，但是在离职时因为某些特殊原因被当时的HR加入了“人员黑名单”，一定期限内限制其再次入职。目前虽然已过了黑名单的限制期，因缘际会下没有及时从eHR系统的人员黑名单中剔除，当时的HR也离职了，所以新来的HR并不了解情况。时间比较久远了，顾问是查了日志才确定这位“新员工”目前是“可以录用”的状态。但最后这名员工有没有入职，顾问表示：“不适合深究”。那我们便来聊聊HR软件系统为何要设置人员黑名单，以及适用于哪些场景。

eHR系统为何要设人员黑名单

eHR系统人员黑名单功能主要用于记录和管理组织中因各种原因被禁止或限制入职、晋升、调配等行为的员工信息。这样的机制有助于公司维护组织纪律，防止不适宜的人员入职或进入重要岗位，保护公司利益，确保公司的健康运营。在实际应用中，人员黑名单可能包括但不限于以下几个方面：

01、纪律处分

员工如有违规行为，如违反公司规定、劳动纪律或国家法律法规，可能会被列入黑名单，作为对其行为的一种惩戒。

02、诚信问题

如员工被发现存在不诚信行为，如欺诈、舞弊等，这可能会导致其被加入黑名单。

03、能力不足

在某些情况下，员工可能因能力不足或业绩太差，被认为不适合继续在当前或更高岗位上工作，也可能会被记录在黑名单中。

04、安全考虑

涉及公司安全、保密工作的人员，如果因个人原因可能影响公司安全，也会被纳入黑名单管理。

在eHR系统设置人员黑名单时的注意事项

01、合法合规

确保黑名单的设置和管理遵循国家法律法规，如《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等，以及相关的政策和行业标准。

02、明确标准

制定明确、具体的黑名单纳入标准，这些标准应当是合理、公正、可量化的，以及要清晰是否需要设置不同等级的黑名单，例如限制入职、限制升职、限制进入某些部门任职等，以便所有相关人员都能清楚地了解何种行为会导致被列入黑名单。

03、正当程序

建立严格的程序来决定谁被列入黑名单，以及如何从中移除。这应包括调查、听证会、申诉等环节，确保程序的公正性。

04、保护隐私

在处理黑名单的过程中，应当保护其他员工的隐私信息，避免未经授权的访问和泄露。

05、记录完整

对于列入黑名单的员工，应当详细记录相关事实和证据，确保记录的准确性和完整性。

06、培训和通知

对管理人员和HR人员进行培训，确保他们理解黑名单政策及其操作流程。同时，也要通知所有员工有关黑名单的存在和相关规定。

07、定期审查

定期审查黑名单，确保其中的员工信息仍然准确和必要。随着时间的推移，某些情况可能会改变，员工可能不再适合留在黑名单上。

08、平等原则

确保黑名单的实施公平、不歧视，避免基于性别、年龄、民族、宗教等非工作相关因素进行列入。

09、信息安全

采取适当的信息安全措施，防止黑名单数据被未授权访问、篡改或泄露。

10、法律救济

为被列入黑名单的员工提供法律救济的途径，如申诉机制，确保他们有机会为自己的情况辩护。

eHR系统的黑名单功能主要适用场景介绍

01、预防性措施

●场景举例：公司招聘新员工时，可以通过eHR系统的黑名单功能查询应聘者是否在其他公司有不良记录，如严重违规、违反保密协议等。

●助力点：这有助于公司提前识别潜在的风险员工，避免招聘不适宜的人员，保护公司文化和利益。

02、纪律处分和惩戒

●场景举例：当员工在职期间发生严重违规行为时，公司可以将其列入黑名单，作为对其行为的惩戒措施。

●助力点：这样的措施有助于维护公司纪律，对违规行为起到威慑作用，确保公司的正常运营。

03、信息安全保护

●场景举例：对于因泄密、非法访问敏感信息等行为对公司的信息安全造成威胁的员工，公司可以将其加入黑名单，限制其获取再次登录公司关键账号或接触敏感信息的权限，甚至是限制再次入职。

●助力点：保护公司的商业秘密和技术机密，防止内部人员造成的数据泄露和安全风险。

04、风险控制和合规性

●场景举例：在某些行业，如金融、医疗等，有法律规定必须对违规或不适宜从事相关工作的员工进行记录和限制。

●助力点：遵守法律法规，通过黑名单功能对高风险或不适宜继续工作的员工进行管理，以降低公司运营风险。

05、员工发展和职业规划

●场景举例：对于在职业发展中多次晋升失败或被退回的员工，公司可以通过黑名单限制其晋升到某些关键岗位，直至其能力得到提升或问题得到解决（最好配合设置解除名单关键考核点，触发才能解除）。

●助力点：这有助于确保关键岗位由适合的员工担任，不浪费人力进行黑名单人员的晋升考核与处理，同时也给予员工明确的职业发展指引和改进机会。

06、防止不当行为的重复发生

●场景举例：对于曾因不当行为（如骚扰、歧视等）被处理的员工，在其重新求职时，公司可以通过黑名单功能及时发现并采取相应措施（毕竟，HR是可能离职的，当事人也是可能离职的……）。

●助力点：防止不当行为的重复发生，保护公司内部员工的权益。

充分利用上述场景，eHR系统的人员黑名单功能可帮组组织更好地管理员工，确保公司的运营效率和风险控制，同时也在一定程度上保护了员工权益，促进企业和员工共同发展。需要再次强调的是使用eHR系统的人员黑名单时，企业需要严格遵守相关法律法规，保护员工的合法权益，并确保处理过程的公正、透明。同时，人力资源管理系统的相关处置措施也应与企业的文化和价值观相符合，确保企业管理的合理性和人性化。通常在实施黑名单制度时需要设置一套完善的程序和审核机制，确保其合理性和必要性，同时保护公司的利益和声誉。关于HR软件系统的更多功能点和解决方案，也欢迎直接联系万古科技：400-8048-819。