之前小V写了一篇关于什么情况下企业需要搭建eHR系统或者专门的人事档案管理系统，本文需要介绍的是，一套靠谱的人力资源管理系统，能为企业的人事档案管理带来什么帮助。不少企业虽然有人事档案管理的系统（不一定是专业的），却不一定能充分发挥HR软件系统的作用，希望本文能为企业带去一些启示。

一、人事档案管理是企业人力资源去纸质化管理的基础

最近几年不少企业都在着力进行人力资源管理系统乃至于整个组织的去纸化管理，这是数字化管理的基础，也是企业进行整理数字化转型的基础。人事档案管理便是这一系列数字化的基础。企业管理就是人的管理，先得实现人的基本资料的电子化，才能在这个基础上实现其他，所以大部分企业在进行人力资源管理系统的数字化转型时，第一步都是先搭建人事管理模块，这是所有模块管理的基础，无轮是搭建企业的组织架构，对人员进行考勤、绩效、薪酬等模块的管理，都需要调用人事管理模块的人员数据，所以它可以说是整个人力资源管理系统的基础。

二、为组织架构管理提供支持，方便人事档案的随时调用和移动

人事管理系统（也可以说是eHR系统的基础人事管理模块，有些企业是分开的，另一个为组织管理系统模块）的两大功能，一个是对人员的人事档案进行管理，另外一个便是为企业的管理搭建组织架构。企业一般都会有一个组织架构图，几个层级，每个层级都有什么部门，谁对这（几）个部门具有管理权限等。将这两个功能放在一起，也因为组织架构也是属于eHR系统的基础。过去没有eHR系统的帮助，这个架构图可能只是人事部门或者企业章程上面的一张结构图，但有了eHR系统后，组织架构很轻松便能搭建好，然后将人员放到架构内，然后进行后继模块的相关管理。因为人事档案实现了电子化，所以进行组织机构调整时在系统迅速便能完成，并同步调整后续数据。当有人员发生岗位的变动时，可以从系统系统中快速完成调整，对于人力资源管理部门而言，不用再去档案室查找、调整和增减，大大的减少了相关工作量。

三、优秀的人事档案管理系统可大大提升eHR系统工作效率

上文已提及，人事档案管理系统是整个HR软件系统的基础，对于一个人事档案管理系统的而言，便捷的输入方式（例如支持扫描、不同文件上传识别、手机录入等等）、灵活的标签添加（例如支持加入某个临时组织）、方便的关键词检索、简洁的组织调整操作设定、轻松可达的档案导入导出功能、方便的电子签名支持……这些都是决定一个人事档案系统“好不好用”的关键，不少企业前期没有搞清楚人事档案的关键因素，主要关注于录入的便捷性，所以在后期操作的时候，可能因为“不好用”而大大降低eHR系统的工作效率，而这些效率是许多模块的读写速度决定的，是操作时的步骤决定的……如果不知道一个优秀的人事档案管理系统需要关注哪些细节，欢迎联系万古科技获取企业诊断和解决方案。

四、为其他HR软件系统模块提供基础数据，方便统一管理

对于HR软件系统而言，是一个由多个模块模块综合作用形成的统一体，各个模块按照eHR系统实现设定的流程运作，形成企业人事管理的最终闭环，帮助HR们实现对企业整体人力资源管理的把控，而人事管理模块（或者说人事档案管理模块）便是这个流程的“入口”，所有模块都需要从人事档案中去提取相关的数据，例如岗位数据、职级数据、薪酬数据（薪酬级别）、考勤数据（考勤组别）等，这些数据都需要从人事档案中调取，然后进行基础的计算。所以一个优秀的人事档案管理系统/模块，是整个HR软件系统运作的基础，只有基础打好了，才能建好皮实耐用的HR人力资源管理系统平台，其重要性不言而喻。