上周五老编发布了一篇文章，介绍了《中大型企业HR，可以这样跟决策者沟通人力资源管理系统（HRMS）采购预算》，介绍了怎么从需求、成本和价值方面向决策者去梳理eHR系统采购的预算以及后续能创造的价值，当针对这些细节的介绍梳理完毕，就可以准备跟决策者沟通了。但一个好的沟通方案通常应该包哪几个部分？HR系统采购也不是人力资源部门独立操作的事，它需要涉及不少部门的配合和支持，是否有办法如果能找到有影响力的盟友，协调清楚相关的资源，让决策者看到这是全公司的需求，那么相信这样的预算申请成功率会大大提高。本文便基于万古科技过往的一些经验，来撰写这篇文章，也会结合过往咨询案例虚构一个采购审批流程，希望对有需求的企业或个人有帮助。

准备一个沟通方案的（含备选方案）的三个关键步骤

1、一个靠谱沟通方案的核心内容

● 项目背景：为什么现在需要采购人力资源管理系统？现有HRMS系统存在哪些问题？这些问题给企业带来了哪些损失？

● 需求分析：企业目前人力资源管理的核心需求是什么？各部门的反馈如何？

● 选型标准：预计从哪些方面评估HR系统的厂商？（如功能适配性、技术实力、服务能力、行业经验等）

● 成本预算：总体拥有成本是多少？分几年投入？每年的费用是多少？

● 价值分析：HCM系统能为企业带来哪些价值？投资回报率是多少？多久能收回成本？

● 实施计划：预计eHR项目的实施周期是多久？分几个阶段进行？每个阶段的目标是什么？

● 风险评估：项目可能存在哪些风险？如何应对这些风险？

2、建议准备2-1个备选方案（举例）

● 方案A：全模块采购，一步到位（适合预算充足的企业）

● 方案B：先采购核心模块（人事、考勤、薪酬），后期再逐步扩展其他模块（适合预算有限的企业）

● 方案C：先试用部分功能，验证效果后再全面推广（适合比较谨慎的决策者，这样决策者就有了选择的余地，而不是简单地"同意"或"不同意"。）

3、选择合适的沟通时机

● 公司年度预算制定期间

● 决策者正在考虑数字化转型的时候

● 旧HR系统出现重大故障，给公司带来损失之后

● 公司业务快速扩张，需要加强人力资源管理的时候

● 避免在公司资金紧张、决策者心情不好的时候提出申请。

如果需要说服决策者购买HRMS需要协调哪些资源

1、争取财务部门的支持

通常情况下，财务部门是决策者比较信任的部门之一，建议提前跟财务的负责人沟通，最好能让对方提前核算清楚需要的成本和投资回报率，证明这个项目在财务上是可行的。如果财务负责人能在决策者面前“说几句”，那么效果会比人事部门说十句都好。

2、争取业务部门的支持

业务部门是eHR系统的主要受益者，建议跟业务部门主要的负责人保持沟通（如果部门有不止一个的话，如果没把握覆盖所有业务部门，就选一些业务来往频繁的，或者关键的部门），让对方了解人力资源管理系统能如何帮助提高管理效率，减轻管理负担。如果业务部门负责人能主动向决策者提出需求，相信决策者会更加重视这个项目。

3、争取IT部门的支持

大部分情况下都会由IT部门来负责人力系统的部署和维护，建议提前提前跟IT部门沟通，了解对方对于HR系统的技术要求和安全要求，确保选择的系统能够满足IT部门的标准。IT部门的支持也能让决策者对项目的实施更有信心。

虚构案例：某千人制造企业HRMS系统采购预算审批全流程

案例背景介绍

某汽车零部件制造企业，成立超过十年，员工超过一千二百人，其中生产一线员工超过九百人，职能部门二百余人，在全国设有三个生产基地。公司原有一套基础的人事管理系统，仅能实现员工档案电子化管理，所有考勤、排班、薪资核算均需人工完成。随着企业规模扩大，人事部门的工作压力持续增加：

● 每月需花费4天时间核对3个基地的考勤数据，错误率约6%，每次修正需1.5天

● 薪资核算需3天完成，每年因薪资错误引发的员工投诉约12起

● 社保公积金需手动调整3个城市的政策，每年存在接近十万元的合规风险

● 决策者需要的人力成本分析、人员流失率报表，需HR手动汇总3天才能提交

人事部门负责人Z先生多次提出更换HR系统的需求，但均因【预算不足】被驳回。2025年，Z先生按照本文介绍的方法重新准备预算方案，最终成功获得决策者批准，采购了一家靠谱的人力资源管理系统的核心模块（老编不说是谁就不是打广告）。具体的操作步骤如下：

第一步：3天完成需求梳理与痛点量化

Z先生没有直接罗列系统功能，而是先花3天时间，收集全公司的真实需求并量化旧系统带来的损失：

1、需求优先级矩阵

2、旧HR系统年度隐性成本测算（联合财务部门共同核算）

● 考勤与薪资核算的人工成本：4名HR，每月花费5.5天处理相关工作，年度成本约4×8000×(5.5/22)×12=9.6万元

● 薪资错误损失：每年因薪资错误导致的补发、罚款约3万元

● 合规风险成本：每年因社保政策不熟悉、考勤记录不全导致的潜在罚款约8万元

● 报表制作人工成本：每月制作各类管理报表需3天，年度成本约4×8000×(3/22)×12=5.2万元

● 其他隐性成本：员工因自助服务缺失产生的不满、HR无法开展战略工作等，约6万元

● 旧HR系统年度总隐性成本：约31.8万元

第二步：精确计算新系统总体拥有成本（TCO）

Z先生联系了3家主流HR系统厂商，分别获取报价后，重点对比了核心模块3年TCO测算（按照1200人规模）

成本对比分析

● 旧HR系统年度隐性成本：31.8万元

● 新系统年均成本：不到11万元

● 每年可直接节省成本：约21万元

● 投资回收期：约1.4年

第三步：量化新人力资源管理系统带来的全面价值

1、直接降本增效价值

● 考勤与薪资核算时间从每月7天缩短至4小时，人事团队每年可节省约660个工时

● 薪资核算准确率从94%提升至接近99.8%，基本消除薪资错误损失

● 社保公积金适配所属城市的政策，合规风险大幅降低

● 管理报表自动生成，HR无需再手动汇总数据

2、间接管理提升价值

● 员工可通过移动端自助查询薪资、申请请假，HR事务性咨询量减少70%

● 生产部门可通过eHR系统灵活排班，根据订单需求调整人力配置，有助于提高生产效率

● 决策者可随时查看实时人力成本数据，为决策提供数据支持

3、长期战略价值

● HRMS系统支持未来企业扩张，可轻松管理更多生产基地和员工

● HR团队可从事务性工作中解脱出来，将更多精力投入到人才招聘、培养和保留等战略工作中

● 为企业后续的数字化转型打下基础

第四步：准备三套备选方案，提高审批成功率

Z先生重点推荐方案A，同时说明如果后期效果良好，可以逐步扩展其他模块，无需一次性投入全部资金。

第五步：联动盟友，形成全公司支持的局面

在跟决策者沟通之前，Z先生先找了两个关键盟友：

1、财务总监：Z先生和财务总监一起核算了新旧系统的成本对比，财务总监非常认可这个项目的投资回报率。他主动向决策者表示，这个项目在财务上是可行的，而且有助于提高财务部门的工作效率，减少人力成本核对的工作量。

2、生产总监：生产部门是考勤排班问题的直接受害者。Z先生向生产总监展示了HR系统的智能排班功能，生产总监非常感兴趣，他向决策者提出，现有的考勤方式已经严重影响生产调度，希望公司能够尽快更换新系统。

最终沟通与审批结果

Z先生在公司月度经营会议上汇报了HR系统采购方案。她没有讲系统有多少功能，而是重点展示了以下内容：

1、旧系统每年给公司带来约32万元的隐性损失

2、新系统3年总投入32万元，每年可节省约21万元，1.4年即可收回成本

3、财务总监和生产总监均支持这个项目

4、提供三套备选方案，可根据公司预算灵活选择

决策者听完汇报后，当场批准了方案A的预算，并提出以下要求：

1、eHR系统必须在3个月内上线运行

2、先在总部试点，再推广到3个生产基地

3、上线后3个月进行效果评估，如果效果良好，再考虑扩展其他模块

案例启示

1、决策者关心的永远是投入产出比，而不是eHR系统的功能

2、把HR的痛点转化为企业的损失，用数据说话更有说服力

3、不要单打独斗，争取财务和业务部门的支持，成功率会大大提高

4、提供多套备选方案，让决策者有选择的余地，而不是只能同意或拒绝

5、选择支持模块化采购的厂商，可以降低前期投入风险，根据实际效果逐步扩展

如果有企业正在准备HR系统的采购预算申请，不妨参考这个HRMS案例的思路和数据。万古科技的专业顾问也可以为提供免费的需求分析和定制化人力资源管理系统的成本测算，共同为获得决策者支持而努力。